office办公软件使用技巧大全精编版

最新资料推荐 办公软件使用技巧办公软件使用技巧 1. 同时保存所有打开的 Word 文档 有时在同时编辑多个 Word 文档时，每个文件要逐一保存，既 费时又费力，有没有简单的方法呢在按下 Shift 键的同时，单击 “文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭” 命令，这可就方便多了 2. 巧妙设置文档保护 在用 Word 2000/XP 打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐， 要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦 苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢执行“工具”菜单中的“保 护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体” ，然后设上密码。 怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无 法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档 保护”命令，一切又正常了。 3. 编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历 在使用 Excel、 Word 编辑长文档时， 有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。 但通过拖动滚动 条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上 面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下 1 最新资料推荐 拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开 头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制 内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数 较多的内容。 4. 给 WPS 文档添加水印 先用作图软件画笔工具等制作一张色彩非常淡的图片直接 将 Word 的水印效果图“抓”下来也行，然后打开需要添加水印的 WPS 文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景” 对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才 制作的图片， 并进行适当设置后确定， 就可以为文档设置上水印了。 5. 在金山文字中快速打开“页面设置” 在用金山文字 2002 处理文档时，一个最常用的操作就是设置 页面。先执行“视图→标尺→水平垂直标尺”命令，展开“水平 垂直标尺”打开，然后用鼠标在水平垂直标尺上双击，即可快 速打开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。 6. 在 Excel 中插入拼音 在我们使用 Excel 时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音 注释就能使人看得更明白。具体的方法是 选中想要加入拼音注释 的表格，打开Excel 的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息 2 最新资料推荐 /设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分 别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的 “编缉” ，即可以在单元格中输入拼音了。 要查看拼音，可通过“拼 音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。 7. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为 我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动 IE 进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手 碍脚了。如何取消这种功能呢在 Word 中单击“工具→自动更正 选项” ，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet 及网络 路径替换为超级链接” 项目前的小钩取消。 再单击 “自动套用格式” 选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取 消。再单击“确定” 。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超 级链接了。 8. 巧设 Word 启动后的默认文件夹 Word 启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档” 。通过设置， 我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹， 步骤如下 1单击 “工 具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；2 在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档” ；3单击 3 最新资料推荐 “更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框 中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮； 4最后单击“确定”按钮，此后Word 的默认文件夹就是用户自己 设定的文件夹。 9. 在 Word 中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师，在用 Word 编制练习时，常常需要输入汉字的 偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符 号”标签下，将字体选定为“标准字体” ， “子集”选定为“CJK 统 一汉字” ，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉 字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的如扌、攵、 氵等偏旁部首，按“插入”按钮就行了。 10.改变 WPS Office 2000 启动后的默认纸张和字号 1.进入 WPS Office 2000，选择“文件→页面设置” ，将“纸张 规格”设置为 16 开或 B5，并根据需要设置好纸张边距， 回车确定。 2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四 号” 。 3.选择“文件→存为模板” ，在左面模板类型中选择“通用” 型，在右面“模板名”中输入模板名称，单击“确定” 。然后退出 WPS Office。 4 最新资料推荐 4.再次进入 WPS Office，选择“文件→新建” ，单击“通用” 模板，单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默 认模板” ， 单击 “确定” ， 大功告成。 这样， 当你每次进入 WPS Office 后，纸张就变为 16 开或 B5、字体字号也变为你所需要的了。 11.将 Word 表格巧妙转换为 Excel 表格 先打开带表格的 Word 文件，接着选中整个表格，先将光标放 在表格的任一单元， 在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模 样的标志。把光标移到上面再单击， 整个表格的字会变黑表示全部 选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制” ；然后打开 Excel， 再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴” ，在出现的对话 框中有 6 项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。 12.巧存 Word 文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的 Word 文档，想把文档 里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来 做打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为 Web 页” ，指定 一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下， 多了一个和 Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹， 你会惊喜地 发现，Word 文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。 13.在金山表格 2002 中为数值自动添加单位 5 最新资料推荐 在使用金山表格 200