Access2010数据表知识点全解

Access2010 单元 2 建立和维护数据表知识点 任务 1 建立数据表 一、关于表的基本概念。一、关于表的基本概念。 表是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。 字段是指表中的列，一个表最多255 个字段。 记录是指表中的行。 字段名最大长度不超过 64 个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.[]） ，可以有空格但 不能在前面。 主键又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点 ①主键值能惟一地标识表中记录。 ②一个表只能有一个主键。 ③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。 ④主键的值不可重复，也不可为空NULL。 ⑤Access 自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表 中的记录。 ⑥建立主键是两个表建立关联的基础。 ⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。 ⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。 外键又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。 二、二、Access 2010Access 2010 的数据类型的数据类型（12 个） ①文本最大长度 255 个字符，默认 255 个字符。用于存储文本和数字。 ②数字在“字段大小”属性中有7 个选项字节、整型、长整型（默认） 、小数、单精度、双精 度、同步复制 ID。 ③货币系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。 ④备注长度一般大于 255 个字符，不超过 65535 个字符。 ⑤日期/时间用于存储日期或时间。 ⑥自动编号系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。 ⑦是/否用于保存只有两种状态的数据。 ⑧OLE 对象主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。 ⑨超链接主要用于存放网址。 ⑩附件用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。 ○ 11计算把多个字段值经过运算作为该字段值。 ○ 12查阅向导提供一个建立字段内容的组合框。 三、创建表的方法三、创建表的方法 0、Access 数据表的视图 （1）数据表的 4 种视图 ①设计视图主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。 ②数据表视图主要用于输入、显示、编辑数据。 ③数据透视表视图 ④数据透视图视图 （2）4 种视图之间的切换 工具栏上的“视图”按钮，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。 1、利用设计视图创建表 （1）打开设计视图的方法 “创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。 （2） 、设计视图的结构表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别 是字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。 设计视图如下页图所示。 （3） 、使用设计视图创建表结构一般步骤是 ①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并 保存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。 2、通过输入数据创建表，步骤如下 ①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。 ②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加” ，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1” ， 双击“字段 1” ，改名为需要的字段名称。 ③重复些操作，依次添加“字段2、字段 3，” ，并改名为需要的字段名称。 ④输入各记录值。 ⑤保存表。 ⑥进入设计视图修改各字段其他属性。 3、复制表 如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数 据表的复制，达到快速创建表的目的。 复制表的方法是在数据库中选择表→“复制”→ “粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输 入新表名，选择“粘贴选项” ①只粘贴结构，②结构和 数据，③将数据追加到已有的表。 4、导入表 Access 可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC 数据库。 把 Excel 中的表导入到 Access 中的操作方法 “外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选 择导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。找到需要导入的文件，选择存储方式和 存储位置。 四、输入数据表数据四、输入数据表数据 1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。 2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。 3、是/否型字段的输入用鼠标单击。 4、OLE 对象型字段的输入 ①右击输入位置→“插入对象”命令。 ②在对话框中选择“由文件创建” ，找到图片或声音等文件。 ③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。 ④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入 到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。 ⑤链接和嵌入的概念 OLE 是 Object Linking and Embedding的缩写，直译为对象链接与嵌入。 链接把 OLE 对象的位置信息和文件名保存在 OLE 对象字段中，即建立一个指向源文件的关系， 数据库中不存储源文件的副本， 比较节省磁盘空间，但源文件作了修改后 OLE 字段的内容会相应改变。 嵌入将 OLE 对象的副本保存在数据库表的 OLE 对象字段中，这样源文件和 OLE 对象更改时，互 不影响，但嵌入对象会比链接对象在数据库中占用更多的存储空间。 5、查阅向导型字段在表中直接选择输入，不需要打字。 6、 “记录选择区”中几个符号的说明 ①表示正在编辑该记录。 ②插入新记录的行，最后一行。 能说出导航栏上 ③（黄背景色） 该记录正被选中。各部分的名称 五、定位记录五、定位记录 1、使用导航栏定位当前记录 导航栏位于数据表最下面. 2、使用光标键定位当前记录 键盘上的上下方向键，PageUp、PageDown、Home、End、Tab等都能改变当前记录。 3、使用菜单命令定位当前记录 “开始”选项卡→“查找”功能区→“转至”下拉按钮，下面的选项与导航按钮的差不多。 4、使用鼠标单击定位当前记录 单击任何一条记录的任何位置，该记录就变成了当前记录。 六、数据的查找六、数据的查找 1、数据的查找指的是查找某一数据是否在表中出现。查到后会把该记录变成当前记录。 2、查找方法①CtrlF，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“查找”按钮。 3、在“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡中（如右图） ， ①在“查找内容”后输入要查找的内容。 ②在“查找范围”后选择整个表还是当前字段。 ③在“匹配”后有三个选项 字段任何部分查找内容是字段中的一部分。 整个字段查找内容与整个字段完全相同。 字段开头查找内容是字段开头若干字符。 ④在“搜索”后有三个选项 向上从当前光标开始向上查找，当前光标以下的就不查找。 向下从当前光标开始向上查找，当前光标以上的就不查找。 全部把“查找范围”内的所以数据全部查找一遍。 ⑤如果查找的是英文字符，还有一个“区分大小写”的复选按钮。 ⑥全部设置完成后，单击“查找下一个”按钮。 ⑦如果查找成功，找到的数据会