采购入库出库简明流程

【日常采购流程图及说明】【日常采购流程图及说明】 权责权责 部门部门 流程图流程图说明说明相关表单文件相关表单文件 每天根据仓库库存表对库存或相关 采购 部门需求之商品提出申请补货采购 或部门需求 （系统）仓库库存表 采购员按财务规范要求和规定时 采购 间，填写采购单据或签订合同，准 要预付款，请填付经过采购、 财 备提交。 务签字后才 （系统）采购单据或 部门需求 能将单据给 财务审核签字登记未 总经理。 如要先预付款，请填写付款通知 书并付上采购明细或合同，提交 采购 直接主管审核签字，直接主管必须 财务 对以下内容进行审核 （系统）采购单据或 部门需求 付款通知书 1）采购产生的原因及真实性； 总经理审批签字 2）采购价格的合理性； 出纳转账付款并加盖付讫 3）采购总金额是否正确， 是否已经 付款。 若发现不符合要求， 退回重新提报。 财务审核确认签字主要内容包括 财务 （系统）采购单据或 部门需求 1）采购价格是否合理； 到货通知仓管验收，按入 付款通知书 2）是否已经付款，重复申请； 付款记录 3）登记付款记录、未到货明细表。 未到货明细表 若发现不符合要求，立即退回相关 部门重新整理提报。 付款通知书经总经理签字审批后， 由出纳统一银行转账，并加盖银行 出纳（系统）采购单据或 部门需求 财务 付讫章，登记出款流水账，转财务 进行财务处理，并由会计整理凭证 保存。 付款通知书 付款记录 未到货明细表 采购采购 备注如物品采购品项、数量等有备注如物品采购品项、数量等有 变动，采购应及时通报给财务和仓变动，采购应及时通报给财务和仓 管，以便做账和货物入库。管，以便做账和货物入库。 提提货货清清单单或或供供应应商商 送货单送货单 备注各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办备注各个环节经办人，务必要认真操作。出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办 人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐人进行通报批评、责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐 2020 元元/ /次之处罚；造成损失的次之处罚；造成损失的 将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。将另行追究经办人的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。 【仓库常规入库流程图及说明】【仓库常规入库流程图及说明】 权责权责 流程图流程图说明说明 部门部门 相关表单文件或相关表单文件或 依据依据 采购或入库单打印给仓管 打单人员将已确定的采购单或入 打单（系统）采购或入 库单给仓管员 人员库单 如自提的，仓管员协调物流/外务 仓管员开箱清点或抽检 人员凭单去提货， 提货时， 注意检 仓管员与采购部核 仓管员到货 查包装及外观等部件是否齐全、 核 验收入库， 必须做到准 核对无误后，在采购 确 清 点 无 员库单 仓管（系统）采购或入 对数量是否正确等，装车回仓库。 物流/ 外务 误。 货物到仓库后，仓管员必须做到 仓管（系统）采购或入 1）到货商品品项是否正确； 员 2）包装、配套是否齐全； 物 流 仓管员将入库商品数量 3）开箱或抽检验收，数量是否正 /外务务管理相关规定 反馈给财务/采购；入库 库单 仓库、单据、财 确，有否破损等。 /采购 实际到货与采购入库单上一致， 验 财务核对 并进行 账务 收无误， 在采购入库单上签字， 或 在供应商送货单签字，才放行车 辆， 如不一致， 请及时与采购员核 财务部并整理好凭证存 对。 货物验收无误后， 仓管员办理货物 仓管（系统）采购或入 入库手续， 整理入库归位， 登记账 员 目， 保存单据， 每天汇总上交入库 单据财务部。采购仓库、单据、财 务管理相关规定 采购根据仓管员反馈结果将实际 到货各品项信息 （再核对） 录入 （系 统） 库单 （系统）采购或入 财务根据上交的单据与预先登记财务 库单 的账目核对是否一致， 并进行账目 处理。 仓库、单据、财 务管理等相关规 定 （系统）采购或入 财务 财务整理凭证存档库单 仓库、单据、财 务管理相关规定 备注①任何一个环节发现单据或流程有问题，可退回上一环节补充完整。如遇阻力，可备注①任何一个环节发现单据或流程有问题，可退回上一环节补充完整。如遇阻力，可 越级上报公司领导处理。②日常调拨单也要填写完整，并参照以上说明执行。③各个环节越级上报公司领导处理。②日常调拨单也要填写完整，并参照以上说明执行。③各个环节 经办人，经办人，务必要认真操作。务必要认真操作。出现差错，出现差错，将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、将根据实际情况对出差错环节经办人进行通报批评、 责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐责令改正，并对相应环节经办人给予乐捐 2020 元元/ /次之处罚；造成损失的将另行追究经办人次之处罚；造成损失的将另行追究经办人 的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。的责任，出现多环节多经办人均出错的则按照均摊原则承担相应责任。 【仓库常规出库流程图及说明】仓库常规出库流程图及说明】 权责权责 流程图流程图说明说明 部门部门 相关表单文件或相关表单文件或 依据依据 业务人员按照公司财务要求填写 业务 电子出货单。收货人、收货地址、 员 联系电话， 商品明细、 单价、 金额、 寄货物流公司， 收款信息、 备注其 它说明等 出货单经过 出货单 传给财务 财 务 确 认 业务人员电子 款 到 或 由 审核 （系统）出货单 款确认状态后，财 （系统）出货单 财务 仓库、单据、财 务管理等相关规 定 打单人员打单给仓管担保，方可 传 单 打 单 人 员 打 单 安排配送。 1）公司账户是否收款、到账或有 担保； 2）出货信息是否完整。 3）如要收现金的， 先登记未到款， 跟踪物流 /外务人员收款上交 出纳。 仓管人员凭单进行配货 财务传单给打单人员，登记流水打单（系统）出货单 账， 打单人员检查单据项目有否显人员（调拨单） 仓管按单配好货，移交物流/外 示完整， 完整则打印单据给仓管人或指 仓库、单据、财 员，仓管进行备货。定人 务管理等相关规 员 定 仓管人员办理出库手续，登记 仓管人员凭单出货， 且要核对确认 仓管 以下内容 （系统）出货单 仓库、单据、财 会计财务账务处理，并整 1）单据财务是否已审核和签字。 务管理相关规定 2）若发现不符合要求或遗漏项， 立即退回相关环节重新整理提 报。 物流/外务人员协助仓管根据出货 单备货，装车，相互签字确认，留 仓管（系统）出货单 物 流 存单据， 办理出库手续， 登记仓库 仓库、单据、财 / 外 务务管理相关规定 账目，每天汇总出库单据上交会 人员 计。 （如备货时货物不齐，则启动 采购程序） 物流/外务人员按出货单要求配 物 流 送、寄货，如遇有问题，请及时反 /外务 馈，如要求收现金才放货的，客 户不给现金， 必须电话反馈到填单 人， 填单人与财务、 公司领导沟通 财务 后，得到批准后，方可给货，否则 不按规定办理， 造成损失的， 由物 流/外务人员赔偿。收到现金，立 即上交公司出纳或指定人员。 财务 要及时跟踪现金上交情况。 仓库、单据、财 出