采购流程管理制度

XXXXXXX 有限公司 体系编号 密级 保存期限年 采购过程管理制度采购过程管理制度 文件编号XXXXXXXXX 版本号1 编制 审核 标准化 签发 XXXXXXXXXX 有限公司 体系编号 发文部门采购 文件等级一级 采购过程管理制度 发文日期 文件版本1 审核 密级秘密 文件编号 审批 保存期限 修订记录 版本号修改内容简述修订人生效日期 2 体系编号 发文部门采购 文件等级一级 采购过程管理制度 发文日期 文件版本1 审核 密级秘密 文件编号 审批 保存期限 一一、、目目的的 为规范物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应 公司生产和项目建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和 权利，特制定本规定及流程。 二二、、适适用用范范围围 本规程适用于本公司的项目采购及日常物料采购。 三三、、职职责责 设计部 负责填报 项目设备料单 、 项目综合料单 ， 采购部对申请采购的物料有疑义， 设计部负责解释和变更。 技术部负责项目的概算、预算的编制及相关技术文件、数据表、技术协议的审核，并负 责将上述资料在采购实施前交项目部审核，项目部审核完成后转交采购部。 项目部负责将审核签字完成的项目设备料单 、 项目综合料单 、项目采购概算、预 算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。 采购部负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标 ，牵头完成技术 协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪 管理以及到货后报检入库。 行政人事部负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。 四四、、采采购购作作业业流流程程管管理理 流程详见采购作业流程图流程详见采购作业流程图 3 体系编号 发文部门采购 文件等级一级 采购过程管理制度 发文日期 文件版本1 审核 密级秘密 文件编号 审批 保存期限 4.1 编制采购二级进度计划 采购部在项目启动后，根据项目的总体一级进度计划和设计部二级进度计划 ，采 购部需在 1 个工作日内编制出采购二级进度计划表 ，采购计划应有部门负责人、项目经理 签字以及签字日期。 采购二级进度计划表中要对整个项目采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选 择审批、 询价、 评标、 确定供应商、 签订合同、 长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、 跟踪、 验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项目采购表单中必须准确填写项目名称及编 号，具体表单详见采购二级进度计划表 4.2 接受料单 项目物资由设计部根据设计内容填报 项目设备料单 、项目综合料单 及 项目流转单 ， 交项目部审核后，转交采购部门，其他物资由需求部门，根据生产或经营实际需要，填写请 购单 。 项目部和其他需求部门提供给采购部门的项目料单、请购单中， 必须明确设备或材料的材 质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术 规格书中，列出需要进行分项报价的项目内容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报 价时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。 项目部在接受设计部提供的项目设备料单 、 项目综合料单时，需认真审核，符合要 求后方可转交采购部门。 设计部移交料单给项目部时， 料单上必须标识时间及第 X 版， 如 项目设备料单-20170726 第一版 ， 具体表单详见 项目设备料单 、项目综合料单 。 每个项目必须附上 项目流转单 , 每次资料移交时，双方填报的项目流转单中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收 人、接收时间等，部门移交的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项目经理及时 了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见项目流转单 。 项目设备料单 、 项目综合 料单 、 请购单必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。 4 体系编号 发文部门采购 文件等级一级 采购过程管理制度 发文日期 文件版本1 审核 密级秘密 文件编号 审批 保存期限 采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后 项目部进行完善。 4.3 编制采购计划进度表 依据项目总体一级进度计划和设计部二级进度计划的时间节点，采购部门必须在 接到项目料单后的第二个工作日内，完成采购方案 、 采购计划进度表的编制，完成后返 项目部备案；同时通过电话，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提 供所需设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成供应商引入（分包商）申请表的审 批，表中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理 审批。供应商的引入，需符合协议供应商管理制度中的相关规定。 4.4 拟询价、邀标供应商审批和询价 采购部在完成采购方案 、 采购计划进度表后的第二个工作日，需在协议供应商名录 里，每种物资选择 3-5 家供应商，完成拟询价、邀标供应商审批表 ，报需求部门及总经理 审核批准，同日内向协议供应商发出询价书 。 询价书 中必须明确 供应商应根据询价书中的要求， 提供各种设备/材料尺寸、 材质、 报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提 供技术规格书， 同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项目内容、 技术要求等详细数据 表格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。 询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成 PDF 格式，内容不得透露任何项 目信息。 已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直接填写项目供应商确认表 （需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同） ，报总经理审批后，向主要协议商进行 采购合同的签订。 5 体系编号 发文部门采购 文件等级一级 采购过程管理制度 发文日期 文件版本1 审核 密级秘密 文件编号 审批 保存期限 4.5 询价过程跟踪管理 采购部每天与供应商保持联系，询价周期要求综合材料 3 个工作日、国产设备 5 个工作 日、合资品牌设备 7 个工作日、全进口设备 15 个工作日；询价结果形成比价表 ， 比价表 需每天更新后发送总经理，询价截至日到期后，未及时报价的单位视同自动放弃，后续到达的 价格，可作为定价参考，但不能再参与本次比价。当询价周期过去2/3，完成报价的单位数量 未达到最低 3 家的要求时， 需在当天完成增加供应商询价的相关工作，以确保报价单位数量及 比价的有效性。 每当有新项目进行询价时，需针对现有供应商在询价周期、交货期、质量等方面的不足， 适当增加新的单位进行询价， 以不断完善协议供应商名录。 当增加新品种、 新单位进行询价时， 第一次的报价，需要求供应商将报价报总经理邮箱，再由总经理转发采购部门进行汇总统计。 比价表中必须填报询价发出时间、询价截止时间、物料的名称、规格