沟通的作用及技巧

沟通在管理工作中的作用 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程， 以求思想达成一致和感情的通畅。 无论是在平时的日常生活中， 还是 在企业的管理中，沟通无处不在，无时不起作用。 沟通是企业管理工作的重要组成部分与手段， 是企业中管理艺术的精 髓，企业是有许多不同的成员组成的整体，为了达到企业的目标，员 工之间需要密切的配合和合作， 只有包括管理者在内的员工之间存在 良好的沟通意识和行为时，才能促进团队意识的形成， 增强企业目标 的导向性，所以管理工作的角度讲，沟通是为了实现企业行为的协调 统一， 通过彼此信息的交流， 实现高效率管理， 促使企业目标的实现。 1.沟通能使决策更加正确、科学、合理 在管理过程中，经常有 或大或小的各种决策需要定夺或确定方向。 沟通有助于改进决策。领 导者可以从企业内部的沟通中获取大量的信息情报来提升判断力， 然 后进行决策。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通， 提出自己的 建议，供领导者做出决策时参考。企业内部的沟通使决策更加正确、 科学、合理。 2.沟通促使企业员工协调有效地工作 在日常工作中， 工作目标、 工作进程、工作方式方法、工作要求等因素只有通过沟通达成共识， 才能使工作不折不扣的完成。没有适当的沟通，上下级之间、各部门 之间的了解就不会充分，甚至可能出现错误的理解，使工作任务不能 正确圆满地完成。 3.沟通有利于领导者激励员工 在实际生活和工作中， 每个员工都 有要求得到他人尊重和自我价值实现的需要， 都会要求对自己的工作 能力有一个恰当的评价。如果领导的表扬、认可或者满意能够通过各 种渠道及时传递给员工，就会对员工造成激励，激发他们的工作热情 和潜力，从而充分发挥其积极性、创造性与智慧，更加勤奋地工作。 4.通过与外界的沟通交流， 塑造良好外部形象 对现代企业来讲， 与外界交流可以说是一个必然趋势， 光闷头做好企业自身内部工作远 远不够，还需要不断加大外部沟通力度， 使企业在社会上不断取得声 誉。企业应密切联系社会， 加大与政府部门、其他企业及媒体单位的 沟通交流，从而塑造良好的外部形象， 建立有利于企业发展的外部环 境。 信息发送者的沟通技巧 为达成有效沟通，作为沟通过程的发起方和主动方， 信息发 送者要不断培养自身的个人技能， 掌握一定的沟通技巧， 养成良好的 沟通习惯。要想促成沟通成功，实现自己的沟通目标，信息发送者要 从以下几个方面努力 1.明确沟通目的。信息发送者的沟通目的一定要明确， 必须 要清楚自己传递信息的目的所在， 此次沟通是为了了解情况还是核实 事实， 是为了说服对方还是激励对方等都必须在正式进行沟通之前予 以明确，因为沟通目的将直接决定沟通方式。 明确沟通目的是沟通过 程中的第一要务，如果目的不明确，则意味着连信息发送者本人都不 清楚自己为什么要沟通，信息发送者更是会一头雾水， 自然就达不到 沟通的效果。 2.了解信息接收者。 即信息发送者要在沟通正式开始前对沟 通对象进行分析，对其做适当摸底，了解对方的个人基本资料，重点 掌握对方的为人处世方式和沟通习惯， 以便在沟通过程中对对方的言 行， 甚至弦外之音都能做到心领神会。 正所谓 “知己知彼， 百战不殆” 。 所以说我们在沟通前，一定以沟通对象的特征为前提， 对所要传递出 去的信息进行整理， 最终选择有助于沟通对象理解和接受信息的沟通 方式，准确地表达出所要传达的信息，从而达到有效沟通。 3.理清思路，组织好语言。有效的沟通，意味着信息不仅被 传递，而且还要被理解，因为只有这样才能达到沟通的目的。信息发 送者应本着主题清晰、言简意赅的原则，在正式进行沟通前理清自己 的思路，组织好语言，打好腹稿。在组织语言时要注意，一要保证传 递信息的完整性，即既要传递事实，又要传递发送者的价值观及个人 态度，只有这样才能达到有效的沟通。二要尽量使语言精练，做到出 言必慎，小心言多必失。三要逻辑清晰，重点突出。只有发送者本人 的思路清晰、语言紧凑连贯才能顺利带领对方理解你的沟通目的。 4.选择好沟通渠道。沟通渠道是由信息发送者选择的、 借由 传递信息的媒介物，即信息发送者传递信息的途径。沟通包括语言和 非语言两种渠道，非语言的沟通渠道主要包括语气语态、 表情动作和 身体姿势等，语言沟通渠道的类型十分丰富， 传统的语言沟通渠道有 面对面谈话、书信、电话、会议、文件等，新型的语言沟通增加了视 频会议、电子邮件、微博、微信等电子沟通渠道。这些沟通渠道各自 具有其不同的特点和优劣之处， 在信息传递方面所起到的作用也是各 不相同的， 信息发送者要根据所要传达信息的内容和沟通对象的特点 等因素综合考虑，选择合适的沟通渠道。举例来说，面对面交谈这种 口头沟通渠道主要用于即时互动性沟通， 一般不需要严格记录，沟通 形式灵活， 富有感情色彩。 文件这种书面沟通渠道主要用于内容严谨， 需要记录备案的沟通，两者没有好坏之分，关键在于适合。 5.确定沟通背景。沟通背景是指沟通发生的情境， 它是影响 沟通效果的重要因素。确定沟通背景主要是要选好沟通的场所和时 机。同样的沟通内容在不同的沟通背景下将会产生不同的结果。 信息 发送者作为沟通背景的确定者必须要综合分析内外部环境， 因人因事 因时因地而异进行沟通。首先，在沟通场所的选择方面，信息发送者 需要在沟通前确定适合本次沟通的场所， 因为特定的场所能造就特殊 的沟通氛围，例如需要与同行业朋友沟通时， 选择在餐馆要比在单位 办公室的沟通效果好。其次，在沟通时机的选择方面，信息发送者要 会选时间找机会，例如周一和周五不适合商务拜访。 6.注意自己的行为举止。 在沟通过程中，信息发送者只注意 沟通语言是不行的，还要注意自己的语气语态、表情动作和身体姿势 等非语言信息， 这些细微的信息决定着信息接收者对你的个人评价和 对你的语言信息的取信程度， 进而决定着沟通的效果乃至成败。 例如， 在商务谈判中，穿着随意，举止不雅会影响对方对你的个人素质评价 并对你对待此次谈判的态度产生怀疑。 又或者当你以肯定的语气表达 自己的某种态度观点时，眼神却飘忽不定，这就会被信息接收者认定 为是心虚的表现，进而拒绝相信你的说辞，并最终导致沟通失败。所 以在沟通进行的过程中，信息发送者一定要配合好自己的行为举止， 使其与沟通背景和沟通语言达到有效融合。 7.学会倾听。倾听是一个视觉和听觉并用的过程， 倾听也是 一个获取信息的过程。倾听并不只是信息接收者应注意的事情， 它对 于信息发送者同样重要。 首先倾听是尊重对方的表现， 其次通过倾听， 信息发送者可以了解接收者传递出的消息， 澄清不明之处，获取有用 的信息。作为信息发送者在发送信息的过程中以及发送完成后， 要对 信息接受者察言观色， 通过对信息接受者的语言、 语调及表情、 目光、 身体姿势等非语言信号进行判断， 一来可以及时发现信息接收者是否 准确理解了自己想要表达的意思， 如有理解偏差，要及时进行补充或 更改。 二来可以获知对方的观点态度， 使自己做好下一步的沟通准备， 以获得整个沟通过程的成功。 信息接收者的沟通技巧 1.注意倾听。倾听，属于有效沟通的必要部分，以求思想达成一 致和感情的通畅。在倾听过程中，不必要的插