生鲜采购管理制度2018年

****************农业有限公司采购管理制度 生鲜采购管理制度 一、适用范围适用范围 本制度适用于公司采购部所有采购人员，价格的审核、接单、订购、验收等，除 另有规定外，均按本制度执行。 二、权责二、权责 1、公司采购部门负责生鲜产品的采购工作 。 2、大客户部负责客户订单的收集汇总及异常处理，生鲜产品的销售统计工作。 3、配送中心负责对生鲜产品的质量数量进行审核 。 4、配送中心负责对货物进行加工，分拣，配送，运输。 5、配送中心结合库存情况，负责对每天的生鲜产品下单，并将需求下达采购部。 6、结合每天的实际库存及市场行情，与配送中心及大客户部共同确认每天的实际采 购量，并负责将生鲜产品送到配送中心。 三、采购原则三、采购原则 1、 严格执行询价议价原则。生鲜商品必须有三家以上供应商提供，每天的实际采购 必须有三家以上的供方报价记录（供方报价在权衡质量、价格、交货条件、资质、信 誉等因素的基础上进行综合评估） ，确定最优供方后进行采购。 2、信息传递及时原则。采购人员每天对市场信息进行收集，产品价格、数量与前一 天对比超过 20涨跌幅时，必须向公司相关部门进行汇报。 3、职责分离原则。采购人员不得干涉商品采购外的其他部门工作。 4、一致性原则。采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号，数 量相一致（特殊情况需向公司申请，公司同意后方可执行） 。 5、入库及时性原则。采购人员采购的物品或服务必须满足配送中心的时间性要求， 特殊性情况必须提前 3 小时以上与配送中心沟通确认。尽量缩短对存储条件要求 高产品的采购、流转、运输时间。 6、 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督 。 第 一 页 共 六 页 ****************农业有限公司采购管理制度 四、四、 采购计划的制定采购计划的制定 1、生鲜采购工作根据公司的销售任务和毛利计划，库存情况编制采购计划，经领导 批准后实施采购（仅限于有库存需求的产品） 。 2、 采购部门还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定生鲜商品 的品项、规格、数量等方面的实际需求，编制并调整采购计划。 3、 采购计划经公司领导核准后，采购部与财务部、配送中心各持一份，采购部依据 采购计划进行采购作业，配送中心依据采购计划安排收货，财务部依据采购计划安排 所需采购资金的审批。 五、采购计划制定的原则五、采购计划制定的原则 1、参考上年各月的销售及采购价格波动趋势； 2、参考上月 节假日除外销售及采购价格； 3、参考本周销售采购价格及当日库存情况； 4、市场上商品的品相； 5、商品价格的市场竞争力。 其中 4、5 项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。 六、六、 采购的实施采购的实施 1 1、、 选择供应商选择供应商 （1）生鲜供应商的采购选择要从批准的合作供应商中选取； （2） 各类产品选择供应商时应当挑选三家以上的供应商询价， 以作比价、 议价依据 ； （3）部门主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议 定价格 ； （4）公司领导在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部门进一步议价； 2 2、、 价格调查价格调查 （1） 已核定的商品，采购必须经常分析或收集商品资料，作为降低成本的依据 ； （2）采购人员均有义务经常性市调以协助主管了解市场行情，以利于领导做决策参 第 二 页 共 六 页 ****************农业有限公司采购管理制度 考； （3）已核定的生鲜产品采购单价如需上涨或降低，应及时了解相关情况汇总上报； （4） 采购数量或频率有明显的浮动时，应及时做出采购计划的调整以应对变化 ； （5）公司相关部门对采购价格有核查监督权。 3 3、、 询价和比价询价和比价 （1） 根据采购生鲜商品的品项、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选 择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象； （2） 采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确 定采购目标价格； （3） 在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、 数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的商品符合公司实际的采购 要求，并对供应商所报的价格、交付期等方面进行比较分析，以便选择条件最优的供 应商； （4）供应商提供报价的商品规格与请购规格不同或属于代用品时，采购人员要经过 主管的确认为准； （5） 高量产品、特殊产品、大金额产品采购时，采购人员应该和部门相关人员共同 询价议价； 4 4、采购的执行、采购的执行 （1）采购员需现金采购时，采购员根据采购需求单上产品的数量预估采购金额（以 前一天的采购单价为参考） ，采购现金由采购员到财务借支备用金，现金采购必须采 购员及付款员（财务人员暂定）两人同时上市场进行。 （2）采购员需将每天的采购价格、采购时间、采购供方、质量状况等记录好，逐步 分类分单品摸索总结出每天的最佳采买时机、采买地点，以获得最佳的商品品质、品 相和最优惠的价格经验，最大限度降低采购成本，形成科学有效的采买制度。 （3）采用送货制的供应商，每周二进行一次生鲜产品的报价，采购员结合市场调查 的价格报采购主管审核后，与供应商确认下一周的定货价格。所有生鲜产品均为净重 入配送中心仓库，有损耗的产品暂定自然损耗为 3。 第 三 页 共 六 页 ****************农业有限公司采购管理制度 （4）现金采购的生鲜产品，采购员必须先进行市场询价（需要有记录） ，确认意向采 购方后，进入议价环节，必须2 人以上，现场明确主采购人员和协助采购人员，并对 议定单价负责；价格谈定后通知携带现金的人员指派专人并专款专用开单结算，付 款人员与驾驶员、搬运工一起过秤装车，付款人员对已买商品全部装车无遗漏负责。 装车完毕后，由开单付款人负责填写采购单一式两联，有条件的留下供货商手机电 话和联系地址，供货商签字确认；驾驶员、付款人员在送货单上签字确认并付款。 付款人员对采购商品的数量、金额、现金结算负责。 （5）自采的叶菜类产品的损耗率控制在 3以内（暂定） ，箱装类产品入配送中心需 以净重量入库，采购人员需折算好毛重与净重的比率，入库单据上的单价及净重量亦 需填写明确。 （6）前期采购的金额在小于等于3 万元/日时，采用自采模式，大于3 万元/日时，采 用供应商送货的模式。前期自采时大客户部及配送中心协助采购部进行市场采购，同 时把好价格、品质关。 （7）采购部负责将生鲜产品运输至配送中心，装车时采购员按重货优先原则、商品 保鲜优先原则安排装车，商品要求轻拿轻放，严禁野蛮装卸商品。运输过程中驾驶员 必须小心驾驶以保证商品安全、完整。 （8） 公司对采购的商品进价，由监控部随机不定期抽检。 （9） 对没有按上述流程执行的，公司视事情轻重进行处罚。 5 5、采购流程、采购流程 （1）采购部从大客户部接收订单，最迟接收订单时间为晚上 900，个别特殊情况 的客户订单可延迟至晚上 10 00。 采购部接到大客户的订单后进行汇总整理形成 采 购单 ，确认是否有特殊商品（市场缺货、对采购数量有要求）或当日价格变化较大 的商品，如有应在 100