年会策划者控制年会成本的基本方法

精品文档 你我共享 年会策划者限制年会成本的基本方法 一、交通 ▲ 将年会支配在接近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点，要尽可能将年会支配在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会。 ▲ 引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场，特殊是年会中心正好有停靠站的。通常状况下，乘坐公共交通工具比支配专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要低。 ▲ 将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。 ▲ 在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾供应来去酒店的专车服务，而且要预留免费的停车位。 ▲ 要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点供应打折服务。 ▲ 运用航空公司的贵宾休息室为年会团队供应迎送服务。 ▲ 旅行要错过高峰期一大早或晚上。 ▲ 问一问酒店是否供应机场免费接送服务。 ▲ 让年会中心为参会代表在转移时供应一些必要的短暂休息场所。 ▲ 让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣扬牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。 ▲ 搞清晰须要多少台客车，预订恰当的座位容量。 ▲ 假如你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在年会中心旁边步行的范围内，无需供应接送服务。假如这样做的话，肯定在你的注册材料中写清晰，让参会代表都知道。 ▲ 假如你的参会代表中有很多残疾人，尽量将他们支配在一个或相近的几个酒店中，以便于集中支配残疾人车辆。 二、会务组成员 ▲ 雇佣现场注册和服务人员，不用为会务组成员付交通费。 ▲ 了解当地的加班限制和规定。 ▲ 支配会务组成员在正常工作时间内开展工作，避开加班。 ▲ 按天为会务组成员供应差旅补助，精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。 ▲ 尽可能多用实习生和志愿者。 三、演讲人与消遣 ▲ 请会员或当地人作演讲人。对于任何领域的任何协会来说，会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人。假如可能的话，以减免注册费的方式邀请会员到会演讲。也可以邀请当地的演讲人，以节约旅行费用。 ▲ 对于那些须要旅行到年会举办地的演讲人，给他们准备好旅行指南，这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用。 ▲ 假如考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话，就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系，来满意你的音乐和消遣方面的需求。很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才，而且几乎没有什么费用。另外，假如他们是一个非盈利组织的话，你可以把演出费用捐给他们的组织，这不能不算是一件好事。 ▲ 起先行动吧演讲人和消遣费用通常每年都上涨。锁定今年的费用。 ▲ 放弃分项计算的方法，谈一个一揽子费用方案。 ▲ 将演讲人和消遣团队支配在同一家酒店或同一个城市。 ▲ 在年会中常常与多面手合作。 ▲ 了解演出团队的组合规则，以最大限度地削减所需的音乐家数量。 ▲ 找寻一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队。假如你预订了一个已经在该地区演出的团队，你可以节约机票费用，没准儿还能省下音响费用。 ▲ 让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、CD或其它产品，以换取他们在演讲费用方面的让步。 四、配置与搭建 ▲ 了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会，与他们一起购买搭建所需的物品。这样可以节约材料及拆建费用。 ▲ 假如你的会期超过两天，年会室的配置与搭建不要有变更。 ▲ 现场办公用带裙边的餐桌就行，不必租用专用的办公桌。 ▲ 削减储备用房，节约视听与配置费用。 ▲ 运用酒店里具有两种配置功能的空间，比如一个空间既可以开会也可以用餐。可以用幕帘或植物把空间隔开。 ▲ 运用一个户外场所以削减装饰费用。 ▲ 运用公共场所开会，如图书馆、公园、植物园、博物馆等。这些地方费用很低，因为有时候你可以到外面订餐。 ▲ 开发一些可以重复运用的年会标牌。 ▲ 不用自己购买标牌，可以用酒店的。 五、印刷 ▲ 把年会资料刻在CD上，或放在网上供大家下载。这样做不单有降低成本方面的意义，对有环保意识的参会代表也很有吸引力。对于同等信息量的资料，纸质印刷品要比CD光盘成本高很多。假如参会代表喜爱纸质材料，他们可以在办公室打印出他们所须要的那一部分，其它的可以通过电脑观看。 ▲ 年会策划者尽量通过电子邮件开展年会营销工作，这样可以节约邮寄费用和印刷费用。 ▲ 请一些高质量的印刷商为你供应报价。每一项印刷工作都有不同要求，每一个印刷商都有不同的设备、停工期和成本标准。 ▲ 学习一些专业术语。你越了解你的图文设计和印刷需求，印刷商就越可能精确地向你供应你所须要的东西。 ▲ 运用标准表格，表格中规定了全部的变量放量、背面运用状况、数量、油墨颜色、纸张厚度、周期、交货等。这样做你就不会忘掉印刷事务中的一些重要细微环节。 ▲ 要与新的技术保持一样。常常问一问你的印刷商，看他们是否有更简洁、更快速或者更便宜的方法。 ▲ 假如你的印刷材料必较多，考虑请一名印刷顾问。通常状况下，印刷顾问可以为你的年会印刷打包业务找到最佳的供应商。 ▲ 在年会现场租一台复印机，并自己带上纸张。 ▲ 复印纸的两面尽量都运用，以节约纸张费用和运费。 ▲ 用艺术系的学生作图文设计。 ▲ 用明信片来促销年会。 ▲ 设计印刷品时，要运用标准尺寸的纸张。 ▲ 将大宗邮件交邮局按大宗处理。 ▲ 假如你的印刷品须要全色印刷，尽可能将彩色照片放在一面上。这样可以节约印刷费用。 ▲ 总是让多个印刷商供应报价，因为各厂家印刷成本相差很大。 ▲ 与酒店的商务中心商谈复印、传真和秘书服务的整体打折问题。 ▲ 运用当地年会与观光局的照片、招贴、促销夹、年会文件夹以及旅游询问等。这些项目通常都是免费的。 ▲ 干脆从制造商那里购买礼品。在年会举办地当地购买礼品，以节约运输费用。 ▲ 在邮寄之前了解邮局的具体规定。 六、客房与会议室 ▲ 只在客房上作出让步。在卖方市场条件下，酒店不情愿在客房价格上作出过多的让步，因为这是他们利润的最大来源。假如撇开客房问题，酒店方就可能情愿在其它方面作出更多的让步客房赠送、附加会务组实惠房价、免费机场接送，甚至食品与饮料实惠等。假如你用劲盯住房价，你可能就得不到酒店在其它方面的让步，最终的结果有可能是什么也得不到。 ▲ 避开预订过多的房间。了解你组织过的年会的订房纪录，这对于避开预订过多的房间是特别重要的。假如你知道通常运用多少个房间，你就会有更大的把握来精确地预订房间数。有的年会策划者在房间预订方面过于保守，这倒是不会造成什么奢侈，可这样做又会冒空房不够用的风险。 ▲ 了解你的年会能为酒店创建多少价值。当你与酒店就房价谈判时，你应当携带足够的你的年会可能在该酒店花费多少钱的具体资料，而不仅仅