宴会接待流程

宴会会议各部接待流程 一、市场销售部 1.会议接待程序 营销部在获得客户有在酒店举办会议的意向信息后，应着手做以下工作 1、刚好与会务方负责人进行联络 1清晰了解会议性质是否有重要嘉宾参与及内容包括时间、人数、所需房间数、场地、形式及其他特殊要求等； 2若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细微环节后，应刚好向陈总汇报状况，由陈总召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 3各种会议原则上由市场营销部负责，涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由宴销部会同餐饮部、房务部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承办。 4先打算好有关推销资料，如会议室价目表、各式数据表、会议宣扬资料，餐饮各类菜谱，租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。 3带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。 2、会议洽谈中 1依据预订要求，查阅宴会会议预订表； 2了解会议的性质议题、名称、时间、人数、举办单位、联系人、 号码并精确地记录其要点。 3确定会场的地点、会议台型、会议议程，音响、灯光、投影LED屏、会场服务、项目，所需的横幅、会标、席位卡（需客人在场自己摆放）、告示牌（需特殊留意其各项内容必需精确无误，落实到每一个字）花草布置、签到台、会议鲜花、演讲台及鲜花，迎宾台等要求。 4确定用餐标准，提前确认菜单（待会务组客人确认菜单后，在其菜单上签字确认，后将菜单拿至中餐总厨处签字，以确保中餐厨房得知此项预定），宴会人数、标准、地点、日期以及会议的茶水、水果点心、饮料等要求和价格标准。 5确定用房要求，如房间种类、间天数、日期、价格等。 6确定场租、设备租用以及其它消遣配套设施的价格。 7确定支付方式，并要求会议方支付预算费用的30作为订金或5000元-10000元不等。 8确定参会人员泊位数，司机、陪伴就餐休息地点。 9尽量满足会议方要求，若有困难需事先向客人说明清晰，以免误会。 10洽谈结束前，重复各项要点最终确定，签订会议协议书，一式二份，双方各执一份。依据洽谈要求，填写宴会会议接待EO单，宴销人员应依据宴会协议书上的具体资料提前于宴会起先前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门，确保信息精确无误客的下发至酒店各部门，并由部门接收人签字确认；（需注明餐饮部为出品部门，须要在EO单后附客人及中餐总厨签字菜单一份）。 3、会议期间 1会议前一天，以 形式与客人取得联系，如有改变，应刚好填写变更通知单通知有关部门，如餐饮宴会部须要第一时间 通知其更改的项目细微环节，避开给该部门的同事带来重复的工作； 3会前一小时检查会场布置状况。 4会议期间，全方位跟踪服务，了解客人的反映，刚好处理与协调有关问题。保证会议客人满足。 4，会议结束后 （1）宴销人员应与宴会厅负责人起先逐一清点全部必需计价项目。然后再依单价和事实上消费数量结算出总消费金额。 （2）在账单上写清宴会总消费金额，并请来宾方宴会负责人确认，并于银收台以现金形式或刷卡的形式结清全部帐款。 2征求会务和开会者的看法，作好记录，并填写客户看法反馈表。 3由部门文员将会议协议书、会议接待EO单归类，并登记在会议/团队经营状况一览表上。 4由部门文员为会议客户建档，注明全部细微环节，以便今后有针对性地推销。 5恭送会务方领导及办会负责人，为来宾留下美妙感受。 6会议结束，视须要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户看法反馈至相关部门，同时营销部应做好回忆资料的存档工作。 二、会议销售的操作标准 1、穿着装束得体、仪容端庄、落落大方、不卑不亢。 2、尽量用姓氏称呼客人。整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次 3、各类资料及宣扬品提前打算充分。 4、当天整理访问资料并填写销售工作报告。 5、依据对方须要和酒店的价格政策正确有效地进行推销。 6、洽谈会议的销售人员负责全程跟踪会议的谈判、签订协议、会议实行、结算等全过程。 7、该销售人员负责刚好搜集会议客户的反馈信息，并在第一时间内帮助相关部门落实解决。 8、对全部会议客户进行建档工作。 9、签订协议必需严密、精确、清晰，双方经办人签字、双方单位盖章。 2.销售婚宴接待流程 宴会服务胜利与否，取决于宴会负责单位组织实力，任何宴会若能事前做好妥当规划，肯定可以水到渠成，顺当完成宴会活动。 1. 打算工作 1 依据酒店的规定身穿酒店制服、穿着装束得体，仪容端庄、落落大方，佩戴工牌，不卑不亢。 2 打算好酒店婚宴宣扬资料供来宾参考、如各宴会厅、会议室数据明细、婚宴各价目菜单及零点菜谱、婚宴协议书、租用设备价目表、名片等销售工具，以及笔记本、笔（随时记录客人所叙述的信息及对酒店改进的看法及建议）. 3 第一时间查阅宴会厅，会议室预定状况。 2. 婚宴洽谈 1 问候客人，获得客人的姓氏，亲自将客人带至2F明发厅、3F温德姆厅及各会议室参观场地，此期间向客人介绍各类服务设施、营业时间、产品优势、销售政策实惠赠送项目等做好介绍性推销。询问客人婚宴实行时间、桌数及也许的价目需求；并接受客人的询问，针对客人提出的疑问主动热忱地进行解答；通过具体地解说宴会现场布置，让客人切身体会到场地的完善，增加承办婚宴的胜利机率。 2 驾驭客人的姓名、联系 、宴会桌数、宴会日期、特殊要求等，并具体地记录在会议预订信息表，以便再次跟客人取得联系。 3. 预约 1 宴销人员应依据宴会、会议预订信息表上具体资料于次日与客人取得联系，了解其是否有意于本酒店举办宴会。 2 假如客人表示确定要于本酒店举办宴会，宴销人员应与客人再次确定宴会人数、宴会日期、所选餐标及特殊要求，并与客人约定签协议日期（尽早为宜）。 3 假如客人的特殊要求（含要求实惠价）在宴销人员的权限内无法得到满足时，宴销人员应刚好向陈总汇报，确保刚好将结果反馈于客人。 4 依据客人的要求查阅宴会厅预定表，了解婚宴的实行时间、人数，向客人介绍宴会厅具体的明细，向客人举荐合适的婚宴菜单；待客人确认菜单后，需客人在菜单上签字确认；后将菜单拿至中餐总厨处签字，以确保中餐厨房得知此项预定。 5 最终再次确定婚宴场地、时间、人数、婚礼形式、联系人、联系方式、停车位数及有无大型的客车，重点是精确的记录新郎新娘的姓名； 4. 签订协议书 1 客人一旦确定在酒店举办宴会时，宴销人员应马上邀请客人再次莅临酒店，双方共同就宴会事宜达成协议，签署婚宴协议书并签字确认，以保障客人及酒店的自身权益，并协同客人至餐厅收银处缴婚宴订金（订金以预估整体婚宴消费金额的10为标准或收取5000-10000元整的订金）。 2 刚好将宴会信息通知宴会厅以避开预订冲突。 5. 下发EO单 宴销人员应依据宴会协议书上的具体资料提前于宴会起先前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门，确保