医院财务电算化和财务内控制度关系剖析

医院财务电算化和财务内控制度关系剖析 摘要近年来，随着社会经济发展速度的加快， 信息技术水平的提高，各医院财务电算化水平也在逐步提 高，在这种形势促进下，不仅提高了医院财务会计管理工作 的效率，同时也对医院财务内控工作提出更高的要求。为深 入了解财务电算化与财务内控，下面文章就医院财务电算化 与财务内控制度之间的关系进行剖析，并在此基础上提出相 应的建议，以供大家参考。 关键词医院财务电算化财务内控制度 一、前言 相对于以往的原始纸质凭证而言，在财务电算化中，这 些信息资料更加容易被人为篡改，而这也在一定程度上加大 医院财务内控工作的难度。如某医院在二十世纪九十年代后 期，在财务管控上已逐步实现电算化，相对于以往的手工结 账方式而言，实现电算化不仅使计算准确性得到了提升，同 时也使得会计工作人员劳动强度得到了降低。在这种情况 下，该医院就将其原有财务稽核岗位取消，但是不到几年， 该医院的财务内控工作就出现了严重的问题，即会计人员借 助于无人核查这这一漏洞，贪污公款，致使医院经济受到严 重的损失，同时也在一定程度上使得医院形象与名誉受到了 严重的影响。 二、医院财务电算化与财务内控制度之间的关系 在医院会计工作中，财务内部控制是确保财务数据准确 性、医院各项业务经营有效性以及财产完整性所制定的一系 列规章制度、管控方式的总称，随着医院财务电算化的发展, 使得医院财务内控制度、组织结构以及会计核算的形式等均 发生了相应的变化，其中影响最为突出的要属财务内控制 度。在传统的手工财务信息系统中，医院每处理笔经济业务 均需通过很多手续，且严格按照相应的制度来实施监控与操 作，比如会计记录和收付款项之间的分离、授权批准和业务 经办的分离等，这些均需借助于内控制度来实施，且会计人 员间为互相联系、相互监督、牵制以及核对等。而在实现财 务电算化以后，应财务电算化控制的程序化以及工作的自动 化，基本上均由计算机自动来进行各种手续的统一处理，且 财务内控权限、分工以及岗位职责等均发生了相应的变化很 多，简化了很大一部分业务处理程序，同时财务内控人员也 无法直接参与以及控制，造成部分财务内控制度不能有效地 执行，最终导致财务内控制度所具作用被削弱。 第一，财务电算化不可取代财务内控制度。尽管在医院 财务管控上实现电算化，可使财务工作效率与准确性得到相 应的提高，但是却未认识到电脑系统所执行的任务均为人所 制定的，其自身并不会进行规则的制定，同时也不可将规则 中所存在的不足或者缺陷找出来，更不会避免会计人员在财 务管控工作上所发生的道德风险。如上述这一实例中，医院 作废收据管控这一流程并未因财务电算化而发生任何的改 变，无论是在电算化前，还是在电算化之后，都存在着财务 漏洞，并未因财务电算化的实现而消除，而在此时，医院财 务管控人员就会把电算化当作一种“万能药，最终造成各 种财务风险出现。由此可见，在医院财务内控工作上，财务 电算化并不能取代财务内控制度。 第二，会计核算和财务实物管理的不衔接，使得财务电 算化所具备的优势被所弱化。财务电算化所具备的优势主要 来自计算机系统批量化以及自动化术数据的处理。基于理想 状态时，财务电算化这一系统可与医院信息管理系统有效地 衔接，以此使医院所有信息管理系统可对医院医疗设备、医 院内医护人员工作量以及药品库存等进行统计，以确保财务 信息与医院药品出入库、医疗业务量以及设备使用率相符 合。但是事实上在电算化初期，一般为财务先电算化，医疗 设备应用情况、医护人员工作量以及药品出入库等仍旧采取 的是手工记的方式来实施，或尽管已构建了信息管理系统， 但是却未与医院财务系统直接衔接，致使电算化优势被削 弱。 第三，基于成本减少与环保等相关因素，在医院实现财 务电算化后，大部分会计记录均只会留存在计算中并不会再 打印。在传统会计核算与检查过程中，对于物理痕迹检查工 作非常重视，但是随着财务电算化的实施，这些纸质凭证也 随之减少，且物理痕迹也随之消失，而这也在一定程度上加 大了财务检查工作的难度，易使财务出现舞弊现象。如在传 统凭证的检查工作中，均需对金额大小写进行检查，查看其 相一致，是否存有涂改问题，并及时将隐藏的各种财务案件 找出。反之，在实施财务电算化后，只需将电脑登录系统权 限进行更改，就可更改所存储的这些数据信息，最终导致在 后续工作很难实施查证工作。 三、基于财务电算化这一条件下，医院财务内控工作的 强化 （一）财务内控各制度的完善 建立财务内体系制度的原则第一，合法性和整体性， 所谓合法性就是医院应将国家相关法律法规作为准绳，基于 国家规章制度的范围内来制定适合医院自身需求，且具备一 定切实操作性能的内控制度；整体性是指医院财务内控制度 应涉及到医院财务会计工作的各个方面，不仅要满足医院长 远发展，同时还要便于医院短期目标的实现，确保所制定的 这一制度和医院其他相关内控制度相协调和一致。第二，针 对性与一贯性，所谓针对性就是指构建财务内控制度时，应 结合医院自身发展的实际情况，根据医院在财务内控工作中 所存在的各种问题，具有针对性地来制定相应的内控制度， 从而有效控制财务管理各环节与细节，继而提高医院财务管 控水平；一贯性是指医院所构建的这一财务内控制度必须要 具备一致性以及连续性。第三，适应性与经济性，所谓适应 性就是指医院构建财务内控制度时，应结合医院发展过程中 所发生的变化、医院财务会计发展以及当前社会发展的实际 情况等，及时进行医院财务内部控制度的补充与完善；经济 性则是基于成本效益这一原则，确保所构建的这一财务内控 制度具备较强操作性，有利于医院最大经济效益的获得。第 四，发展性。即在构建医院财务内控制度时，应综合考虑医 院的发展以及各种宏观政策，制定出便于医院今后发展的内 控制度。 基于财务电算化这一条件和上述这些原则，在医院财务 内控制度的完善时，首先应对医院现有制度实施梳理工作， 通过对这些制度的认识与了解，按照财务电算化所有的特征 来进行完善。其次，对现有制度所存在的缺陷与可能存在的 风险点加大研究力度，以免操作失误或者会计人员出现舞弊 分类行为。由于电脑数据容易被篡改与伪造，一旦这些数据 信息被篡改，所带来的后果与影响将非常严重，对此，还应 加强系统安全管理，根据医院财务内控各岗位的需求，设置 相应的权限范围，避免医院财务内部人员对系统记录进行故 意的篡改，同时还要选择满足国家安全标准与规范要求的财 务软件，并装设相应的防病毒系统以及防火墙，定期进行升 级，一些重要的财务数据信息应每天备份，以免受到外部入 侵。除此之外，还应加大医院内部财务工作的监督与检查， 严格按照财务电算化工作流程来实施的财务内控工作，财务 电算化工作流程主要如下原始凭证一授权批准一财务合格 凭证的输入与制单一电算审核一机系统处理一帐表输出。 （二）加大财务内控人员的教育和财务管理人员权限控制 对医院新进的财务人员应加强其职业道德的教育，提高 其思想觉悟和职业道德素养，同时还应定期实施检查工作， 通过以查代训的方式，及时发现并解决所存在的各种问题， 增强财务人员业务水平。此外，对财务内控的关键岗位可采 取定期轮岗的方式，这样不仅可有效避免舞