国际投标文件编制原则与策略研究

国际投标文件编制原则与策略研究 国际投标文件编制原则与策略研究 ［内容摘要］如何在竞争激烈的国际招标项目中取胜已成为国内企业十分关心的课题，本 交结合国际招投标活动的一些重要原则和观念以及国际贸易惯例和我国投标人的经验教 训，详细给出了编制有竞争力的投标文件的基本依据和必要条件，在此基础上，详细剖析 了投标文件中的相关内容。木文对于编制有竞争力的投标文件具有普遍的指导意义。 国际招标与投标是一种国际上普遍采用的、有组织的市场交易行为，是国际贸易中商 品、技术和劳务的一种买卖方法。国际投标是投标人利用竞标机会进行销售或出口的商业 活动，也是国内企业将商品、技术和劳务打入国际市场的有力武器。因此研究投标人如何 制作有竞争力的投标文件，从而提高中标率显得尤为重要。 投标人在开标前会做大量的准备工作，但最终投标人对招标文件的响应是通过其投标文 件来反映的，招标人选择谁或不选择谁都是要根据投标文件的具体内容来做出决定的，废 标和中标与否都要在投标文件中找出相应的依据。所以，投标人应对投标文件给予足够的 重视，力求递交的是一份内容上完整、实质上响应、价格上有竞争力、制作上精美的投标 文件。 世界各国凡采用国际招标方式进行采购的项目一般都在各行业和机构的“招标文件范 本”基础上编制招标文件。目前流行的范本大多以世界银行发布的“招标文件范本”为基 础，并根据各国的法律要求和项目的实际情况做出适当调整。国际投标涉及诸多领域，本 文仅以机电产品采购项目的国际投标为例，结合国际投标的特点，从理解招投标活动的一 些重要原则和观念入手，介绍编制有竞争力的投标文件的相关内容。 一、招投标活动的一些重要原则和观念 在介绍制作投标文件之前，有必要把目前世界各国普遍认可的招投标活动的一些重要原 则和观念总结介绍如下 1. 招投标活动是基于规范文本形式的经济活动 1 招标人的购买意图体现在书面的招标文件中，而投标人的投标内容通过书面的投标 文件反映； 2 在投标截止日期前，招标人澄清投标人提出的问题或招标人主动对招标文件进行修 改，都应通过书面方式进行，并在投标截止日期前书面通知所有购买招标文件的投标人， 成为招标文件的一部分，而投标人应书面回函确认；递交后的投标文件如有修改，也应在 投标截止日期前书面进行； 3 评标中的澄清不论双方见面与否均应在规定的时间内通过书面形式提出并回答，澄 清文件需由投标人代表签字，否则无效； 4 投标文件要用招标文件规定的文字完成并打印，一般不能手写; 5 投标文件每页都要由投标人代表用姓或首字母小签，修改的地方也要小签证明。如 签字人不是投标人的法定代表人，应出具法定代表人的授权书； 6 在唱标时没有根据书面投标文件读出的降价声明、选择报价或备选投标方案在评标 时将不予考虑； 7 决定投标的响应性只根据投标文件本身的内容，而不寻求外部的证据。要求的补充 证明文件不能造成对投标内容和价格的实质性修改。 2. 招投标活动的时效性原则 招投标活动的时效性贯串在整个招投标过程，可以按时间划分为 1 前期包括a出售招标文件的时间有规定；b投标人对招标文件提出澄清的时间 有限制；c投标人准备投标文件的时间和截标、开标时间有规定； 2 中期包括a投标有效期有规定；b投标保证金有效期有规定；c投标人对澄清 的答复有时间限制； 3 后期包括a中标后递交履约保证金的时间有限制；b签订合同的时间有限制。 3. 招投标活动中评标公正性、公平性及公开性原则 评标标准和方法事先由招标人制定并写入招标文件，不能在开标后根据投标文件的情况 更改和增减评标原则，及对不同投标人采取不同的评标标准。合同将授予实质性响应招标 文件要求且评标价最低的投标人，而并不一定是开标价最低的投标人。 评标期间招标人可要求投标人对其投标文件进行澄清，但不能寻求、提供或允许投标人 对投标价格等实质性内容做任何更改。对于投标文件中不构成实质性偏差的不正规、不一 致或不规则，招标人可以接受，但这种接受不能损害或影响投标人的相对排序。实质性响 应的投标应是与招标文件的全部条款、条件和规格相符，没有重大偏离的投标。对于关键 条款的偏离、保留或反对，例如关于投标保证金、使用法律、税收等内容的偏离应被认为 是重大偏离。投标人不得通过修正或撤消使其投标成为实质性响应的投标。 实质性响应标准并没有严格统一的界定，业界的看法不尽相同。但影响到投标人排序或 会导致废标的因素都可认为是实质性的不响应。 二、编制完整的投标文件 投标文件的编制质量，会直接影响到能否中标，在投标文件中不仅反映出有关投标人实 力，而且还能反映出投标人投标策略和投标技巧。所以，对投标人而言，要想编制出有竞 争力的投标文件，就需首先做好下列工作 1. 详细分析招标文件 招标文件是投标的重要依据，因此，投标人应该在熟悉本文上述有关重要原则与观念的 基础上，对招标文件进行认真细致的分析研究，“吃透”招标文件一一即投标人要全面消 化招标文件内容，不放过任何细节。本文针对机电工程国际投标的特点，将招标文件的主 要内容概括总结如下 1 基础信息，包括项目名称、子项目名称如有的话、招标编号、招标标的物名 称、业主名称、招标代理机构和买方用户名称； 2 开标时间和开标地点； 3 联系人和联系方法； 4 投标语言； 5 投标报价方式、有无额外相关费用、投标货币要求； 6 资格和业绩要求； 7 投标保函的要求； 8 投标有效期； 9 正、副本的份数； 10 评标中考虑的因素和具体量化方法； 11 交货日期； 12 付款方式； 13 需要多长期限的备品备件和报价要求； 14 要求包括的附件、零备件、专用工具； 15 技术服务的要求； 16 培训的要求； 17 对分项报价的要求； 18 选购件的要求和评审方法； 19 评标价的计算方法； 20 技术规格或规范。 2. 完整的投标文件内容 在完成上述招标文件分析工作后，就应看手拟定投标文件，一份完整的投标文件应包括 下述部分列出的是几乎所有可能的项目，根据具体情况会有所增删 1 投标书； 2 营业执照/注册证明； 3 投标一览表； 4 投标分项报价表； 5 货物说明一览表技术规格应答/供货范围/设备描述； 6 技术规格偏离表； 7 商务条款偏离表； 8 投标保证金； 9 法人代表授权书； 10 资格声明； 11 银行资信证明； 12 制造商资格声明； 13 贸易公司资格声明如必要； 14 制造商出具的授权函如代理商投标； 15 证书； 16 售后服务说明； 17 备品备件清单； 18 随机备件、易损件、专用工具清单； 19 选购件清单； 20 培训计划; （21）制造/销售记录； （22）各种要求的注册证、许可证、认证; （23）产品样本资