客房管理系统需求报告分析

客房管理系统 需 求 报 告 分 析 成员谢正娟、贾丽佳、何婷、孙琪、张毅 随着社会经济发展，科技进步，生活水平提高，人们的出行量大大增加。数量浩大，类型困难的出行使客房管理的业务增加，管理难度加大。房间重复预定，客房清扫不刚好，结账出差错等诸多问题将人工管理的不足呈现出来。因此，提高工作效率和服务的质量水平成为迫切的要求，一套完整的客房管理系统显得尤为重要。 酒店管理员和客房客户是客房管理系统中最重要的用户，要在信息技术的支持下，网络化管理的基础上最大限度满意双方用户的须要，一方面要使客房管理系统的操作简洁易行，在不同管理模块中流通数据实现管理一体化，并降低差错，提高酒店竞争力。另一方面，要为出行的人供应更加便利稳妥的客房管理服务。 1、 客房管理系统目前的组织结构如下图 董事长 客房部 市场部 卫生部 接待部 餐饮部经理 卫生管理 停车场管理 客服管理 话务员 行李员 电梯迎接员 大门迎接员 收银员 接待问询员 客房服务组 电话总机员 大堂领班 大堂副经理 前台领班 客房部经理 2、 可行性分析 依据实际状况我们所做的客房管理系统主要包括以下几个功能 基础信息设置（客房信息、员工信息等）、客房预订、住宿登记、调房登记、追加宿费、查询功能（客房信息查看以及房态查看）、宿费提示、退房结账、挂账管理、系统维护。 系统可行性分析是在初步调查的基础上，推断项目开发是否有必要，并对系统做全面分析。进行分析的主要目的是再一次明确系统开发的目标，规模和实现的功能。对系统开发的背景，必要性和意义进行调查分析并依据须要和可能提出初步的方案与支配，从而为系统的开发决策供应科学的依据。可行性分析主要包括三方面经济可行性，技术可行性和营运可行性。 经济可行性 对投资方的经济状况和投资实力进行分析的前提下提出一次性支出包括设备购置，软件开发。另一方面是常常性费用，主要是系统的运营费用，包括系统开发的费用，人员工资和培训费用等。在收益上，现行的客房管理系统在管理上难以应对客户的须要，并且须要大量的人力物力资源。在新系统的支持下，可以大幅削减人力物力的运用并供应更加便利快捷的服务，提高酒店管理客房的实力。 技术可行性 对现有技术的分析，已明确能否利用现有技术进行系统开发和实施。计算机网络技术和硬件的水平都不断提升使现有的技术可以完成开发服务。系统可以被现有的工作人员快速驾驭和运用。本系统是基于局域网，互联网和windows操作的系统。利用现有技术可以在规定时间内完成系统。 营运可行性 营运性要求管理的规章齐全，方法科学，原始数据正确等。在系统对组织机构的影响上，对现有人员和机构、设施、环境等的适应性以及进行人员培训补充支配的可行性。在操作上运用本系统的人员要求有肯定的计算机运用基础，系统维护员由计算机专业人员来担当，左右人员要求经过培训，经过简洁的培训就可以正确运用。 本项目具有便利快捷，投资回报性大的优势，对酒店的客房管理服务供应了顺应信息化发展的服务，操作简洁易行，具有开发价值。 3、系统实现的目标 希望建立一套酒店客房管理系统，帮助酒店更快捷精确的管理日常业务，流程操作规范化，订退房，停车以及餐饮等服务数据通过网络在酒店内各管理领域通用，简化信息管理流程。为酒店预定，结账和内部管理等事务供应规范化的操作，削减人工工作，降低误差，提高工作效率。 为实现以上功能我们要做到通过分析调查，进行数据的一体化管理，做好不同途径预定的统计管理，在酒店内部消费数据的通用，做好与酒店预订网站，旅行社和银行等机构的接口工作，尽量削减前台管理人员的手工操作，以实现管理流程规范化，基础数据标准化，重视系统的经济性，好用性，平安性以顺应管理趋势，为酒店管理供应便捷的管理系统。 4、业务流程图 客房管理系统的业务流程图的符号说明如下图所示 系统中人员系统外实体处理 数据流单据、发票、账目存储 客房管理业务流程图如下 客房管理业务的流程主要分为以下几个步骤预订、登记、住房、交班、退房结账、报表 业务流程图的总流 预订管理系统 客户入住登记 入住客房信息 客户预定信息 消费项目 财务部门 消费总金额 折扣后金额 费用明细 退房结算 付款单 客户 预付款单据 前台 预付款处理 前台 预订登记 折扣 付款方式 付款账号 前台业务流程图 客人 总台接待 夜审管理 客房编辑 客人入住表表 客人退房 客人换房 补交押金 客房状态表 历史客人表 客房预订 预订凭证 客房状态报表 房卡 房费账单，房卡 消费账单，押金凭证 离店客人报表 客房消费 话费餐费费其他费账单 押金凭证 房卡 客人入住报表 接待业务流程图 我们的接待业务包括接待已预订和未预定的个人和团体；预定的包括网上预订、电话和现场预订。因此入住客户分为有预定和未预定两类。对于有预定的客户，首先到前台核实预定信息，签字确认后预付款项后即可入住。对于未预定的客户，则先到前台查看预料住房的房态，若有房间满意条件并有意入住，由前台给客户安排一个房间号，再登记个人信息并交纳相关预付款项入住。再登记客户的个人信息姓名、性别、年龄、房间号、房间类型、入住日期、预料入住时长。登记结束后，客户再交纳肯定数额的相关项目预付款，前台出具预付款收据 下面是我们的业务流程图。 团体预订信息表 个人预订信息表 客房预定表 客人 查询客房 查询预订表 规预订核对信息表 预订登记表 有无空房 已住房间信息表 预付定金表 交款 查询空房 收银 挂账个人表 历史客人信息表 挂账团体表 入住登记表 交款 客人查询 押金收据 IC管理 无空房 历史客人信息表