自助报销系统管理办法

新能源有限公司 自助报销系统管理办法 第一章总则 第一条 为加强新能源有限公司（以下简称公司）会计基础工作，规范公司报销 管理和操作，防范财务风险，提高业务审批效率，制定本办法。 第二条 本办法所称自助报销系统（以下简称系统）是公司财务信息化管理的子 系统，通过网络技术实现各项业务报销发起、审批和支付的自动化功能，并与财务核 算系统、网银结算系统对接，实现财务业务一体化管理。 第三条本办法适用于公司总部，各区域管理机构、各级全资子公司及纳入系统 管理范围的各级控股公司（以下简称各单位）。 第二章系统管理 第四条系统日常运转和维护由公司总部及各单位财务部门共同完成，信息管理 主管部门应按照备份和档案管理的要求，配备必要的软硬件设施，保证资料存储和使 用的安全。 第五条公司总部资产财务部根据区域管理要求设系统管理员，承担所管辖区域 系统的管理和维护工作。 第六条系统是公司信息化管理的必备软件，新设立单位应自领取营业执照之日 起30日内申请开户，各单位转让、合并、分立、解散和清算应申请注销账户。申请开 立和注销账户统一填写自助报销系统公司账户申请表（详见附件1）并上报公司 总部资产财务部。 第七条 员工入职、调动、离职或岗位调整时由其所在单位人力资源部统一填写 自助报销系统员工账户申请表（详见附件2）并上报系统管理员，由系统管理员 进行账户增减和授权。 第八条各单位系统实施费用由公司总部根据当年维护费用进行统一分摊。 第三章系统使用 第九条 系统正式启用后，各单位原则上不再接受纸质支付单据，系统签字与手 写签字具有同等效力。 第十条员工的账号和密码应由本人负责保管，不得泄露给他人。手机登录时不 得保存密码，如密码遗忘应及时与系统管理员联系修改密码。 第十一条按照公司相关制度规定业务招待、会议事项应在发生之前填报申请 单，报销时应将申请单作为附件同时上传到报销单上。差旅费申请可根据各单位管理 需要选择是否事前填报。 第十二条填报人应根据系统设置的报销模板填报相关费用，将原始票据（发票） 分类按照时间先后顺序粘贴在“原始凭证粘贴单”上，同时与其它相关单据一起转换 为电子版本上传系统，并保证所上传发票、明细、通知等各类附件的完整和清晰。审 核人、签批人在系统中依据电子版进行审批。 系统内报销单据提交后，填报人需打印出“附件封面”随纸质版原始凭单一并传 递到资产财务部，由主管会计对原始凭单电子版和纸质版进行核对。若二者不相符， 主管会计有权要求填报人补齐票据，直至相符，否则不予报销。 各环节审核人、签批人应在上一环节结束之日起3个工作日内完成审签。财务人 员应在收到核对无误的纸质报销单附件后及时完成记账，2个工作日内完成支付手续。 第十三条填报人不得审核或签批本人费用，原则上本单位填报人不得由他人代 办报销本人费用，因特殊原因需要由他人代办的，应由本人在最终打印出来的纸质报 销单据“经办人”处签字确认。 第十四条填报人应将出差、招待、会议等报销事由详细说明，如有费用超标等 特殊事项必须在备注中说明。因填报人填写事由不明、特殊事项未作说明的单据一律 不予受理。 第十五条根据现金开支管理范围的要求，各类报销支付原则上应采用个人转账 或对公转账方式结算。 第十六条系统单据和原始附件一旦存档不得修改或删除，系统每年年初对作废 单据统一清理。 第四章系统审批流程 第十七条 系统对公司本部、各单位分别配置默认流程和自定义流程审批。公司 本部跨部门签批，区域管理机构所属项目公司员工在非本人所在单位报销时选择自定 义流程签批。 第十八条公司总部审批流程按照新能源有限公司资金支付和费用报销规定 （新能源[2016] 171号）执行。 第十九条区域管理机构签批流程 （一）各类申请单 1. 区域管理机构预算范围内且无特殊事项且招待费金额不超过2000元（含）的 申请单（必填），差旅费不超过20000元的申请单（可选填）、会议费不超过20000 元（含）的申请单（必填）审批流程填报人一项目现场负责人/部门经理一主管会 计一区域管理机构财务机构负责人一项目法定代表人或其明确的授权人。 2. 区域管理机构特殊事项或招待费金额超过2000元，差旅费、会议费超过20000 元的申请单审批流程填报人一项目现场负责人/部门经理一主管会计一区域管理机 构财务总监一项目法定代表人或其明确的授权人一区域管理机构总经理。 （二）各类报销单 1. 区域管理机构预算范围内且无特殊事项且招待费金额不超过2000元（含）， 其他费用不超过20000元（含）的各项费用报销单审批流程填报人一项目现场负责 人/部门经理一主管会计一区域管理机构财务机构负责人一项目法定代表人或其明确 的授权人。 2. 区域管理机构预算范围外或特殊事项或招待费金额超过2000元，其他费用超 过20000元的各项费用报销单审批流程填报人一项目现场负责人/部门经理一主管 会计一区域管理机构财务总监一项目法定代表人或其明确的授权人一区域管理机构 总经理。 第二十条各级全资子公司、各级控股公司签批流程 （一）差旅费申请单（可选填）、招待费申请单（必填）、会议费申请单（必填） 审批流程填报人一部门经理一主管会计一财务机构负责人一分管领导一公司总经 理。 （二）各项费用报销单审批流程填报人一部门经理一主管会计一财务总监一分 管领导一公司总经理。 第二十一条其他单据审批流程 （一）借款单 1 .招待费金额不超过2000元（含），其他费用不超过20000元（含）的各项借 款审批流程填报人一项目现场负责人/部门经理一主管会计一各单位财务机构负责 人一项目法定代表人或其明确的授权人（区域管理机构）/分管领导（子公司）。 2.招待费金额超过2000元，其他费用超过20000元的各项借款审批流程填报 人一项目现场负责人/部门经理一主管会计一各单位财务总监一项目法定代表人或其 明确的授权人（区域管理机构）/分管领导（子公司）一各单位总经理。 （二）资金调拨单主管会计（出纳）一财务机构负责人一财务总监； （三）支付单按单点返还方式，由填报人逐一选择审签人完成上述规定的签批 流程，财务制单确认后流程结束。 第二十二条 各单位签批人因出差、休假等特殊原因，确不能按时完成网上业务 处理的，经所在单位法定代表人（区域管理机构为总经理）批准（如签批人为区域管 理机构总经理或子公司法定代表人的，由其上级公司分管领导批准），可书面授权他 人在一定期限内代理签批。如遇紧急事项不能完成授权的，可由签批人上一级领导签 批。现有人员配备不能满足签批流程角色要求的，可根据机构设置、工作分工等要求 书面明确人员角色设置。 第五章附则 第二十三条本办法为三级管理制度，由资产财务部负责起草和修订，经总经理 办公会审议通过后发布。 第二十四条本办法由资产财务部负责解释。 第二十五条 本办法自2016年10月1日起施行，各单位报销审批流程与本办法 有冲突的，以本办法为准。 附件1.自助报销系统公司账户申请表； 2.自助报销系统员工账户申请表。 新