英语实用文体写作系列9预约与预订

Unit 9 预约与预订 Making Appointments and Reservations 一、概述 进行预约和预订可以用电话方式进行，但是在正式场合或两地相距较远的情况下，则需 用书信的方式将时间和地点确定下来，这样更为有把握。这类书信不想联系业务的书信那样 详细，因为心中不需要详细讨论什么问题，只不过简单说明请求预约和预订的理由，并提出 一个合适的时间地点请对方同意而已。 二、写作技巧 请求对方预约和预订的信一般包括以下内容 1, 请求预约和预订并说明原因； 2, 建议确切的时间和地点。如果你的时间比较充裕，可给出你可接受的时间由对方决定; 3, 请对方与你联系确认预约或预订。 复函可分为接受和拒绝两种。接受函的内容一般有 1. 标明信函收悉； 2, 标明接受； 3. 重述预约或预订的具体时间、地点； 4, 表达希望会晤的心情。 拒绝函的内容一般包括 1. 标明信函收悉； 2. 说明拒绝的原因； 3, 致歉。 写作要求主要体现在以下几个方面 I、信头Letterhead写法信任的商号和地址。通常是印制在公司的专用纸上。 2档案号码File Reference为了便于处理，便上文档号码。 3 日期Date Line 4、收信人姓名、地址InsideAddress写对方的商号和地址。 5、特定收信人SpecialAddress写我方希望的收件人姓名和职称。 6 称号Salutation 7、主题Subject Matter能让对方一目了然的内容主题。 8、正文Body 9 结束语Complimentaiy Close 10、签名Signature写法信责任人的商号、姓名及职称。 II、识别记号Stenographic Reference写责任人于打字员姓名的头一个字母。 12、附寄物Enclosure若有附寄物，需告知对方。 13、复印件Carbon Copy Notation要寄送同一内容的书信复印件给其他公司时，只要 填写其商号即可。 写作提示由于预订信是要求对方提供某项有偿服务，所以一般不加客套话语。 预订信中一定要写明你要预订的事物的名称、时间、地点、数量等，以免出错。 三、经典范文 （一）预约 例一 Making Appointments Dear Mr. Smith, I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion. I will be arriving in Washington on about May 9 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on May 11 or 12, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return e-mail. Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you on Washington soon Sincerely yours Li Ming 亲爱的史密斯先生 我预订这个月底到美国出差，希望届时能到贵公司访问你。 我预订在五月9日前后抵达华盛顿，大约停留一周。方便的话，你若能安排时间在五月11 日或12日与我见面，我将十分感激。假如这两天都不行，请你点只有键恢复并告知其他日期。 在此谢谢你的大力协助,期待不久之后在华盛顿与你见面 你真诚的 李明 例二 Dear Mr. Wang, Mr. Chang, our research and department manager , will be spending a week in America shortly on business. He represents a large shanghai pharmaceutical company, Guangming of Shanghai. Most of his time will be spent traveling to our suppliers, agents and customers in America. He would welcome the opportunity of seeing you while he is in New York. Mr. Chang would like to meet yourself or an experienced person in your Chemical or pharmaceutical Division. He will be in New York on the 1st, 2nd and 3rd of June inclusive. I would be grateful if you could fix an appointment. The time of day is unimportant. Yours Faithfully, Li Hong Secretary 亲爱的王先生 我们的研究开发部经理，王先生，近期内引弓前往美国一周。它代表上海一家制药大公 司，上海光明公司。他讲话大部分时间四处拜访我们在美国的供应商、代理商及顾客。 他在纽约时，希望有机会与你见面。 王先生希望和你本人或化学部、制药部的一位有经验人士见面。 6月1、2、3日三天，他会在纽约。 如果你能确定会面时间，将不胜感激。 哪一天见面都没关系。 你真诚的 秘书李红 例三 Dear Mr Liu, I am writing this letter for Jack Brown who plans to be in Beijing for about two weeks. Mr. Brown is the manager of Far East Sales Division of ABC company. He would very much like to meet you on the morning of, say, 5th or 6th July and wonders if one of those days would be convenient. As he is leaving for his trip pretty soon