官塘驿商会年会活动策划方案

2015官塘驿商会年会活动策划说明 一、年会时间2015年02月15日（周日） 二、年会地点赤壁市金桥大酒店暂定 三、活动主题官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表年会 四、活动格调热情、喜庆、庄重、大气 五、参加群体出席会议的领导、来宾、会员等 六、日程支配暂定 （一）当天下午（1345-1400）会员及与会人员报到 （三）当天下午（1400-1630）商会组织的2015年经济论坛座谈沟通会 （四）当天下午（1700-1730）领导、来宾报到 （五）当天晚上（1730-2030）商会二届一次会员代表大会 晚宴活动 （六）当天晚上（2030-2100）欢送领导、嘉宾、会员 注晚上1730 年会正式起先，与会领导市镇领导、市工商联、民政局、商会等 筹备组下设机构 A、事务组 1、负责广告媒体（由工商联出面邀请电视台、赤壁热线），会员单位当天均在酒店门头悬挂“热情庆贺官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表大会成功召开。”横幅。 2、负责年会活动邀请函制作和发布（只制作出席领导的请帖，名单、人数待定） 3、负责成立年会的各个活动区域的场景布置。地毯（可有可无）、横幅、彩旗（外借） 、拱门（自备）等；场内的主席台、布景、横幅等（办公室负责） 4、负责成立年会的各个活动区域的音响、音像和麦克风（交代酒店负责人） 5、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均出名字的席卡（征求工商联看法） 6、按议程须要落实好相关人员主持人、民政局和工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等，并按议程须要提前做好协调工作。（筹备组负责） 7、负责支配礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作（由商会组织人员） 8、负责支配礼仪小姐按议程打算物件，并依据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作（办公室负责沟通） 9、做好年会活动的集体合影工作地方、前排座次及名字提示、打算工作的人员支配（办公室负责） 10、负责年会后的清场整理工作（办公室负责） B、宣扬组 1、负责年会活动宣扬资料的编辑、整理、印刷及派发（由何力负责收集整理） 2、负责年会活动所需的稿件、议程、发言稿等（姜先辉负责） 3、负责会议记录（刘弄璋负责） C、接待组 1、依据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（余永丰负责） 2、对领导和贵宾的状况提示领导小组和其他工作组（余永丰负责） 3、对领导和贵宾制订特地的接待方案，并做好接待工作（何力、姜先辉负责） 4、负责报到区（签到簿、笔、年会出席证等）、会员代表大会区、宴会区、礼品区等的接待服务工作、各区域的人员支配（人员由姜先辉、何力负责） 5、做好年会礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（陈飞、钱静负责） 6、负责年会后的清场整理（工作办公室负责） D、财务组 1、成立年会所需开支经费的支付，刚好以报表形式向领导小组汇报资金运用状况（暂由财务负责） E、安保组 1、负责成立年会的每项活动现场的秩序维护 2、负责来宾车辆的指引和调度 3、保证展示品、来宾礼品的平安 4、负责处理突发事务 F、保障组 1、按支配请购清单逐一细致检查物资的打算状况，以保证各类年会用品刚好到位 2、负责年会场地、酒店以及停车场的落实并与接待组对接 3、与接待饭店餐饮部等部门接洽 4、负责成立年会晚宴用品的打算和摆设（烟酒专人负责派发） 5、负责年会后的清场整理工作 八、成立年会区域分布 （一）报到区 1、地点接待大堂 2、功能来宾登记、会员接待处 3、配备礼仪小姐、接待人员、签到用具、摄影摄像、礼品登记 （二）外景区 1、地点金桥大酒店大门外、周边 2、功能利于宣扬、营造年会的热情气氛，并合影留恋 3、配备拱门、横幅、等 （三）二届一次会员代表大会区 地点金桥大酒店会议中心 A、主席台 1、功能有主持席；发言席；贵宾席（市、镇、民政局、工商联领导，商会领导等），利于会员代表大会领导发言和探讨文件 2、配备地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、条幅、主持、礼仪小姐、服务人员 B、代表席 1、功能利于会员代表发言讲话和探讨文件 2、配备服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件 B、来宾及代表席区 1、配备服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件 （六）贵宾休息区 1、地点酒店会议中心 贵宾休息室； 2、功能利于领导会前休息、沟通 3、配备水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐 （七）宴会区 1、地点金桥大酒店 （九）礼品发放区 1、地点接待饭店大堂 2、功能发放礼品 3、配备工作人员、礼品等 （十）来宾停车区 1、地点停车场； 2、功能参加活动的全部车辆的临时停放点 礼品购置项 茶礼200份，代金券，会员卡，消费券，其他礼品