实用excel35招

或许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，或许你已利用Excel函数实现过上千次的困难运算，或许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里多数次重复的得心应手的运用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领会一下关于Excel的别样风情。 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一样性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中，将企业名称按类别如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中A列“工业企业”名称所在列，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。 仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业” 3.切换到Sheet1中，选中须要输入“企业类别”的列如C列，执行“数据→有效性”吩咐，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列各元素之间用英文逗号隔开，确定退出。 再选中须要输入企业名称的列如D列，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式INDIRECTC1，确定退出。 4.选中C列随意单元格如C4，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格如D4，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择须要的企业名称填入该单元格中。 提示在以后打印报表时，假如不须要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 二、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，便利随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“吩咐”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“吩咐”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称如“常用文档”。 2.再在“类别”下面任选一项如“插入”选项，在右边“吩咐”下面任选一项如“超链接”选项，将它拖到新菜单常用文档中，并仿照上面的操作对它进行命名如“工资表”等，建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项如“工资表”等，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“安排超链接→打开”选项，打开“安排超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿如“工资.xls”等文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后须要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要绽开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。 提示尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 三、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，假如想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”吩咐，打开“条件格式”对话框。单击其次个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常常须要输入一些特殊的专业符号，为了便利输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 1.执行“工具→宏→录制新宏”吩咐，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”起先录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将须要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。 2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。 切换到“吩咐”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“吩咐”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上有多少个特殊符号就拖多少个按钮。 3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏如fuhao1等，确定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭“自定义”对话框，以后可以像运用一般工具栏一样，运用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 有的工作表，常常须要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。 1.打开须要打印的工作表，用鼠标在不须要打印的行或列标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不须要打印的行或列隐藏起来。 2.执行“视图→视面管理器”吩咐，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称如“上报表”后，单击“确定”按钮。 3.将隐藏的行或列显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。 4.以后须要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中须要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简洁设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。 六、让数据按需排序 假如你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音依次，也不是按笔画依次，怎么办可采纳自定义序列来排序。 1.执行“格式→选项”吩咐，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等，单击“添加”和“确定”按钮退出。 2.选中“部门”列中随意一个单元格，执行“数据→排序”吩咐，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列