计算机信息传输技术在办公自动化的应用

计算机信息传输技术在办公自动化的应用 摘要 近年来，随着计算机技术的飞速发展，如今的办公模式 也发生了翻天覆地的变化，人们的办公环境逐渐向无纸化、 自动化和智能化的方向发展。本文从计算机信息传输的概 念、特点、方法以及应用进行了探讨。 【关键词】计算机 信息传输办公自动化 现如今，我们生活的这个时代早已迈入了信息时代，随 着科技水平的日益提高，计算机传输技术的应用已经渗透进 我们生活的每个角落，特别是在办公自动化上的应用尤为突 出。办公室的效率因受到计算机信息传输技术的影响得到大 幅提升，智能化、无纸化、自动化办公的时代已悄然来临。 1计算机信息传输的途径和方法 因特网的诞生从根本上解决了人们对分散数据进行集 中检索和处理这一难题，同时人们对于信息的需求也得到了 极大的满足。目前，在我国已经拥有很多家公司可以面向公 众提供因特网服务，公众可以进行信息查询、发送电子邮件 以及综合信息服务等。用户只需有一台计算机，一个modem, 一条电话线，然后选择一个合适的ISP购买因特网服务，办 理好相关手续后就可以享受因特网服务，实现信息的接收和 传送。 2在没有网络的条件下实现远距离信息传输的方法 目前，我国的互联网技术与发达国家相比还有很大的差 距。能够向公众提供服务的ISP-般都会集中在大中型城市, 因特网服务在短期内还无法覆盖到一些偏远的乡镇。此外， 很多有ISP的地方，存在入网手续繁琐、费用高、服务质量 和网络质量差等情况，使得因特网服务无法进入当地的政府 机关。在类似这种无法入网的条件下要实现远距离信息传 输，就要利用一些通信软件来完成信息的远距离传输。 2.1远距离信息传输的含义 远距离信息传输指的是由一台计算机通过通信软件向 远程计算机或传真机发送信息、也可以是一台计算机接收从 远程计算机或传真机发送过来的信息、或是两台计算机之间 实现屏幕对话和文件传输。 信息远距离所需的硬件条件进行远距离传输的双方都 要有一台电脑、一条电话线和一个传真Modem等，如果要收 发传真，则还需要一部传真机，否则就不能实现远距离信息 传输。 2.2进行远距离传输的通信软件 目前，市场上有很多种用于远距离信息传输的通讯软 件，一般情况下，当用户购买传真Modem时，商家均会附赠 一款通讯软件，这些软件的更新会受到操作系统更新的影 响。一些基于落后的操作系统开发出来的软件，会随着操作 系统被新系统取代而被淘汰，有些软件则会因为界面不够华 丽美观、操作不方便、功能不够齐全等因素被淘汰。 BWN3. 24F/D是当前市场上很好用的一款通讯软件。 3基于计算机信息处理技术的办公自动化系统特性分 析 办公自动化系统的核心是计算机信息处理技术，它不但 能够提升办公网络中的信息传输效率，还可以使人们在进行 信息资源管理和进行个人办公时更加便捷高效，使工作管理 流程得到优化，在对共享信息的控制方面也有所增强。 （1）个人办公管理员工在办公自动化系统的个人办公 管理中，可以对自己的各项工作进行统一管理和编排，同时 还设有查看和提醒等功能。通过办公自动化系统，用户还可 以使用电子邮件等功能来进行问题讨论、意见交流和资料传 输等，达到简化工作流程的效果，这些对于提高工作效率有 着明显的推动作用。 （2）工作文档管理文件的管理与收发在企事业单位中 是一项重要内容，办公自动化系统可以对收发文件等工作实 现一站式管理。假如单位需要生成并提交一份工作文件，员 工便可以利用办公自动化系统中的相关功能对文件内容进 行起草和拟定，随后通过办公网络传递给审批人员，在审批 过后，审批意见也可以及时反馈，便于进一步修订及归档。 （3）资源管理办公自动化系统能够对办公资源进行管 理和存储，降低了传统人工管理的复杂度，同时可以增强资 源管理的条理性和科学性，使各类信息资源都能够在一个统 一的平台上进行存储和处理，极大地提升了工作的可信度和 灵活度。 4 网络传输及管理员工之间可以通过办公自动化系 统的信息传输网络非常方便的进行文件的接收和发送。 5 工作流程管理可视化工作界面是办公自动化系统 最为突出的特点之一，诸如办公文档状态、登记、已办、待 办等流程，用户可以通过可视化界面进行管理与监控。 6 系统管理系统自带强大的系统管理功能，管理者 可以通过此功能对部门工作效率、文档信息、员工工作状态 及用户权限等进行管理与设置，使系统的安全性和可靠性得 到最大限度的增强。 4办公自动化系统中计算机信息处理技术的应用 1 文字处理技术是办公自动化系统的核心技术，通 过该技术用户们可以进行数字信息的编辑、录入与输出，还 能够对信息进行及时的归档和收集。 2 数据处理技术利用数据处理技术，可以对管理或 办公过程中生成的众多原始数据进行分类、加工、汇总、计 算等，并可以获得精确的数据处理结果。 3 网络通信技术通过网络通信技术，办公网络或专 用的数据交换设备可以完成信息的交换、传输与共享，从而 实现活动开展、信息监控和远程会议等。 4 电子邮件技术电子邮件技术具有高效、便捷、经 济实用等特点，可根据需求将信息同时传递给多个人，大大 提升了信息的传输效率。 5 决策支持技术通过决策支持技术，系统可按照需 求定期分析与收集工作信息并生成明确的分析结果，管理人 员可通过信息分析和数据筛选，从中寻求和预测出一个最佳 的决策方案，同时制定出工作计划。 5结束语 综上所述，基于计算机信息传输技术的办公自动化系统 不仅能够为用户提供更为便捷和灵活的沟通与交流方式，还 能够提升办公效率，帮助企业进行管理，使运营成本降低。 未来，应用该系统进行办公必将是企事业单位发展的必然趋 势。 参考文献 [1] 邱泽国.谈对计算机传输技术应用的分析[J].中小 企业管理与科技上旬刊，2008 11. [2] 于彦华.办公自动化的应用[J].硅谷，2011 7. [3] 刘晶晶.办公自动化网络管理策略探讨[J].现代企 业教育，2010 2. 作者简介 马晓花1971-,女，江苏省涟水县人。大专学历。现 为淮阴工学院离退休处技师。 作者单位 江苏省淮阴工学院 江苏省淮安市223001