BEC中级商务报告写作讲义

BEC 中级商务报告写作 1. 什么是商务报告 商务报告是指针对某种特殊的、有意义的商务目的，向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实 陈述。报告中所陈述的事实必须与事件、条件、质量、进展、结果、问题或提议的解决方案有关，帮助当 事人了解复杂的商业情况，计划进程，解决问题，使上级领导就一系列事件做出决策。通常是根据上司的 要求，由下级向上级呈报。 2. 商务报告种类 事件调查报告Investigative Reports 意见调查报告Survey Reports 年度报告Annual Report、月度报告Monthly Reports、周报告Weekly Reports 进展报告Progress Reports 市场调查报告Market Research Reports 可行性研究报告Feasibility Reports□ 3. 商务英语报告写作的总体原则 内容准确无误Accurate＞简明扼要Brief,结构清晰Clear,建议明确果断Decisive,故简称ABCD 原则。具体内容如下 内容准确无误报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要叙述的正确。 报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实 事求是、准确无误是报告写作的重要原则。 内容简明扼要报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告 则较短。不论何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力， 对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦，用尽可能较少的文字，完整、清楚地表达需 要表达的意。 结构清晰明了用数字、符号标明段落、层次、要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。 建议明确果断多数报告都有结论和建议部分，是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过 充分论证而得出的，而且应明确果断，切忌模棱两可。 连接性词语和表达 Adding ideas Furthermore/ Moreover/ In addition, also, as well as, Contrasting ideas However, Although,Despite/ In spite of..., while / whereas..., On the other hand..., in contrast, on the contrary, Making comparisons Both./Neither... , Like/Unlike..., Likewise, similarly, be similar to, the same as, compared with/to Linking cause and effect Because of/ as a result of/ due to/thanks to /owing to..., This means..., ,,leads to/ results in..., Consequently, As a result, therefore, otherwise, as, because, since, now that Examples for example, for instance, such as..., take... for example Emphasis in deed, in fact, surely, certainly, no doubt, without any doubt, truly, obviously, above all, Summary概括、归纳 in a word, in short, in brief, on the whole, generally speaking, in my opinion, as far as I know, As we all know, as has been stated, as I have shown, finally, at last, in summary, in conclusion 4. 商务英语报告的四步写作法 在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨应先回答以下几个问题 报告的目的为什么写这份报告 报告的读者谁是报告的读者他们知道什么信息他们需要什么信息 报告的素材撰写这份报告需要收集哪些信息到哪里去收集这些信息 报告的结构如何构思报告如何做到报告结构清晰，便于读者阅读是否需要自己设计报告的 格式还是公司有现成的格式可以参照 报告的写作期限报告何时须上交 回答完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作 1 .收集信息Collecting Ination收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或 电话沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函Memos、电子邮件Emails、问卷调查 Questionnaires等手段向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司的相关材料如产品目录、价格单 等也属于书面收集信息形式。 2 .谋篇布局Planning the structure确定报告写作的目的，对收集到的信息进行整理、分类，删除无 关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列，列成提纲。若需要摆放插图或图表，也应在这一阶段确 定其在报告中的位置。 3 .撰写草稿Writing the draft撰写报告的各个部分，各部分的具体内容在本文第四部分详细讲解。 4 .校对编辑Proofreading and editing校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程，很 遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查，检查的具体内容包括两方面一 是语言，包括语法、拼写、标点符号、语言风格等；二是信息，包括数据、图表、观点等。检查后，应对 报告进行编辑，尽量做到报告便于读者阅读。 5. 商务英语报告的写作语气 一般而言，报告大多由下属写给上司,使用的语言多为正式。此外，报告的内容和篇幅也决定了其写作语 气比商务信函要正式的多。在撰写商务英语报告的过程中，可以适当多使用一些能提高语言正式度英语语 法结构。具体而言如下 1 使用被动语态，如The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues. 2 使用复杂词汇，如The training system incorporates includes many visual aids. 3 使用长句子， 如The content and message of the kit will be similar to that sent to