[精品]主题词项目在公文格式中的设立与取消反思

主题词项目在公文格式中的设立与取消反思 主题词项目在公文格式中的设立与取消反思 摘 要主题词1985年起在中央文件上试标，后陆续成为国家 规定的公文格式选择项目和固定项目，2012年党政公文格式规定取 消该项目。在实施公文标注主题词期间，有部分公文研究者批评其与 档案管理脱节、词表编制各自为政等问题。公文格式中设立主题词项 目本意是便利档案检索利用，但因有新检索技术的出现替代，特别是 由于其词表编制研究论证不足、实施价值追踪调查不够和推行措施不 力等主观方面原因，使其进入被取消的命运。 关键词公文; 格式；主题词；反思 Abstract Starting from 1985, subject words were experimentally marked on central documents, and in turn became a state-specified optional element and a regular element of the official document at. However, the Layout key for official document of Party and government organs published in 2012 has ruled out this element. During the practice of marking subject words on official documents, some researchers of official documents criticized on the element s irrelevance to archive management and the discrepancy in building word banks. The intention of setting up the subject words element in official document at was to facilitate utilization of file retri. Yet owing to the arising new retri techniques as alternatives, and especially for subjective reasons including insufficiency of appraisal in compilation of word banks, inadequate follow-up study of practical values and ineffective implementing measures, the subject words element fell into a place of being annulled. Keywords Official document； at； Subject words； Reflection 从20世纪80年代始，我国党政等系统陆续推行在公文上标主题词的 做法，但2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合发 布的党政机关公文处理工作条例与2012年6月29日由国家质量 监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的党政机关公 文格式，都在关于公文格式的规定中取消了主题词项目。主题词项 目在公文格式中的被取消是由于科技的进步，还是由于其他的原因 本文试做探讨。1主题词项目在公文格式中从设立到取消的过 程据刘文森发表在中国档案2010年第6期的以“关键词” 取代“主题词”检索公文信息之我见一文披露，“在中央文件上试 标主题词始于1985年，在政府办公厅系统较大范围内试标公文主题 词始于1987年”。［1］之所以如此，国务院办公厅秘书局1997年12 月20日发布的国务院公文主题词表的“使用说明”中说得明白， 是为“适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文”。但是， 虽然前引刘文森的该文说1984年中共中央办公厅秘书局就编印了一 个供机关内部使用的“高层次主题词表”，国务院办公厅秘书局则于 更早的1981年就编印了在办公厅内部使用的国务院公文主题词表, 并在1984年对该表进行了修订，［1］然而在国务院办公厅1987年2 月18日发布的国家行政机关公文处理办法中，关于公文格式的 组成项目没有正式列入主题词内容。在原国家技术监督局1988年9 月5日发布的国家机关公文格式中，主题词项目也只是作为选择 性项目列入规定内容。1989年1月11 H,国务院办公厅秘书局正式 发布1988年12月修订版的国务院公文主题词表供全国各行政单 位试用。1989年4月25 H,中共中央办公厅发布的中国共产党各 级领导机关文件处理条例（试行），正式将主题词列入党的机关公文 格式的组成项目中。此后的1993年11月21日国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理办法，正式将主题词列入行政机关公文格 式的组成项目中。1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共 产党机关公文处理条例，维持了 1989年主题词作为党的机关公文格 式组成项目的规定。1999年12月27日原国家质量技术监督局发布 的国家行政机关公文格式，和2000年8月24日国务院发布的国 家行政机关公文处理办法，维持了 1993年主题词作为行政机关公文 格式组成项目的规定。1998年2月6日，全国人大常委会办公厅发 布的人大机关公文处理办法（试行），将主题词列入人大机关公文 格式的组成项目中，2000年11月15日全国人大常委会办公厅发布 的人大机关公文处理办法，维持了这一规定。1992年3月30日 中央军委办公厅发布的中国人民解放军机关公文处理条例，将主 题词列入军队机关公文格式的组成项目中，2005年10月2日中央军 委发布的中国人民解放军机关公文处理条例，和同日由解放军总 装备部发布的军队机关公文格式，继承了这一规定。2012年4月 16 H,中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的党政机关公文 处理工作条例，鉴于在公文格式中设立主题词项目的实践效果欠佳, 未将主题词项目列入党政机关公文格式组成中，2012年6月29日由 国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的党 政机关公文格式，做了相同的处理。自此至今，人大机关和军队机 关公文虽然有关主管机关尚未正式规定在其系统的公文格式中取消 主题词项目，但实际现已不再要求标注。 一endprint--一startprint一2部分研究者对主题词作 为公文格式项目存在问题的批评在国家有关部门将主题词作为 公文格式组成项目规定实施期间，全国总体上公开反对的声音不多。 笔者曾以“公文主题词”为主题词在中国知网检索，发现该网共收录 90多篇专门研究公文主题词的文章，其中绝大部分属于如何贯彻当 时规定，标注好公文主题词方面的研究内容。但是，也有部分文章对 主题词作为公文