9.1知识库标准库管理规范

北京中百信工程咨询有限公司 知识库及标准库管理规范 北京中百信工程咨询有限公司 1. 建库目的3 2. 建库计划3 3. 适用范围4 4. 入库权责4 5. 访问权限5 6. 工作流程7 分级目录9 1.建库目的 为了加强北京中百信工程咨询有限公司监理和咨询业务平台与核心能力的 建设，满足公司业务人员对业务知识的学习与提高要求，在文档服务器 （http//192. 16 9. 192）建设一个业务知识库体系，从而最大程度地服务于我 们的员工，服务于我们的客户。本知识库含八大分库，即标准库、技术库、方 法库、制度库、培训库、案例库、工具库、专家库，每一分库作为一级目录（文 件夹），根据需要下设二级及以上级子目录（文件夹）。 通过对技术体系知识库的建立与管理，确保信息管理工作规范化，保证技 术体系信息的准确性、完整性和可利用性，确保信息交流、信息沟通渠道畅通, 规范信息组织及信息管理，以建立高速、可靠的数字信息网络，为技术体系管理、 员工对应有知识的学习提供可靠的渠道。 2■建库计划 本知识库要采取分阶段建设，分为三个阶段 第一阶段充实阶段 把目前公司现有监理/咨询文档资源按照八大库分类原 则分别拷贝入库，并在知识库文件夹及各一级子文件夹根目录下 建立索引表，索引表要根据内容更新情况随时更新以保持索引和 内容的一致性； 第二阶段更新阶段对已入库的信息进行梳理，更新和升级最新发布的信 息版本，补充断档信息，保持知识库信息的准确性和连续性； 第三阶段提高阶段根据行业和公司发展，对已不能满足现状的信息文档 组织有关人员重新编写，删除废旧信息，保持知识库信息的先进 性和实用性。 总目标把本知识库建成一个中百信公司业务的知识仓库、辞海、十万个为 什么，成为具有中百信公司知识产权的重要资源。 未来待开发完成业务文档管理系统和项目管理系统后，再分批移植文档信 息，并启动上述平台开展服务。 3■适用范围 适用于所有技术类电子文档。 存档材料包括申报材料、审批材料、技术合同、政策标准、学习文档、 技术类项目管理过程中各个环节所形成的管理文档、技术方案及其它形式的文档 材料等。 4.入库权责 角色 工作范围和权责 技术体系 普通员工 1. 撰写技术性方案和收集学习资料文档。 2. 按管理规范文档及技术规范文档要求整理书写的文 档内容。 3. 提交本部门领导进行审核，审核后的文档上传到知 识库当中，并与知识库管理员确认上传无误。 4. 如没有通过审核则继续修改，至通过审核为止。 5. 根据访问不同权限，普通员工对知识库相应文件具 有只读权限。 技术体系 事业部部门经 理（或指定人 员） 1.对部门内员工上传的文件进行审核，并与知识库管 理员核定上传内容。 2..撰写方案并上传到知识库当中。 3. 将对外发布的相关文档传送到知识库发布目录，并 通知需求部门文档已发布，待需求部门下载使用。 4. 具有浏览知识库所有文档权限。 5. 具有与知识库管理员商定删除、修改本部门知识文 档权限。 6. 对文档版本具有解释权，维护版本发行说明。 知识库管理员 1. 维护知识库资料。 2. 与技术体系部门经理沟通完成知识库建立与维护过 程。3.整理审核知识库资料格式，规范。 4. 在规定时间内及时整理，维护对外发布文件夹。 5. 对技术体系部门经理提出删除、修改本部门知识文 档做好相关记录。 知识库系统管 理员 1. 维护知识库硬件服务器。 2. 分配知识库使用者权限。 3. 建立各部门上传目录。 4. 定期备份知识库内容。 知识需求部门 具有浏览、下载指定相关文件目录的内容，不具备任 何修改、删除权限。 注相关内容保留2个工作日，节假 日顺延。 5■访问权限 角色 工作范围和权责 技术体系 普通员工 1 对本部门目录下所有子目录都具有访问、上传权 限。 2. 对本部门所有目录都具有可上传权限。 3. 对其他部门目录下学习资料子目录具有访问权限。 4. 不具备创建目录、删、覆盖、修改文件权限 技术体系 部门经理 1..对所有部门目录下内容都具有访问权限。 2. 对本部门所有目录都具有可访问、上传权限。 3. 对对外发布文件夹具有写入权限。 4. 不具备创建目录、删、覆盖、修改文件权限。 知识库 管理员 1. 维护知识库资料。 2. 与技术体系部门经理沟通完成知识库建立与维护过 程。 3. 整理审核知识库资料格式，规范。 4. 在规定时间内及时整理，维护对外发布文件夹。 5. 对技术体系部门经理提出删除、修改本部门知识文 档做好相关记录。 6.对所有部门目录下内容都具有访问权限。 知识库 1.维护知识库硬件服务器。 系统管理员 2. 分配知识库使用者权限。 3. 建立各部门上传目录。 4. 定期备份知识库内容。 5. 对所有部门目录下内容都具有访问权限。 项目管理部 具有浏览、下载指定相关文件目录的内容，不具备任 何修改、删除权限。 注相关内容保留2个工作日，节假 日顺延 6.工作流程 结束 提取材料 部门经理（指定人员）对提交文档及相关版本审核 管员 釦委会 业理 7. 流程说明 1）技术体系各部门员工提交资料。 2）部门经理或指定人员对本部门人员提交的技术资料进行技术、版本审 核。 （1）当审核通过，进入知识库管理员审核流程； （2）当审核不合格时，提交资料人员重新修改、核对资料，再次审核。 3）知识库管理员根据技术文档管理规范对提交的相关资料进行格式审 核。 （1）当审核通过时 （a）需对外发布给需求部门的资料根据资料原著的部门经理确认是否 需要技术评审，如无 需技术评审，知识库管理员可直接将资料存储到对外发布 目录；如需技术评审，则进入技术评审委员会评审流程。 （b）无需对外发布的资料，知识库管理员按规定存档。 （2）当审核不合格时 提交资料人员重新修改、核对资料格式，可直接提交给知识库管理员再次 审核资料格式。 4）需技术评审委员会做评审的技术资料可按技术评审流程提交技术资 料。 （1）评审通过，知识库管理员存档，并将需对外发布的资料上传至指定 对外发布目录，供需求部 门及时提取。 （2）评审不合格，则返回到技术体系各部门资料提交处，并重新进入技 术体系知识库管理流程。 5）知识库管理员将审核通过的资料进行存档。 6）需求部门提取资料。 知识库管理员将对外发布的资料上传至指定对外发布目录,资料保留期为2 个工作日，节假日顺延。超时，系统自动删除发布资料。需求部门需及时提取相 关资料。 7）知识库管理员每月与项目管理部进行资料核实，以保证资料有效利用o 8. 保存年限 1）程序文档保存3年； 2）技术类质量记录文档保存3年； 3）管理类质量记录文档保存5年。 9. 引用文档 1）技术管理