在企业里面如何写邮件以及回复邮件

今日意外在校内上发觉了一篇关于在企业里面如何礼貌的写邮件和回复邮件的帖子，很好用，很实在，许多都是我已经正在用或者没有留意到的地方，放在这里即可以警惕自己，做好改进，也可以给大家共享一下，无论是国企还是外企工作，还是比较留意这个邮件礼仪的。 发邮件的礼仪ZZ 关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，运用有意义的主题行，这样可以让收件人快速了解邮件内容并推断其重要性。 1．肯定不要空白标题，这是最失礼的 2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题 3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌运用含义不清的标题，如 “王先生收” 4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈与多件事情，以便于日后整理 5．可适当用运用大写字母或特殊字符（如“* ”等）来突出标题，引起收件人留意，但应适度，特殊是不要随意就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以依据回复内容须要更改标题，不要RE RE一大串。 关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面对他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的状况下可以称呼大家、ALL。 假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假如不清晰职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清晰。 不熟识的人不宜干脆称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 2． Email开头结尾最好要有问候语 最简洁的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺当”之类的也就可以了。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能安静的看待 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清晰事情；假如具体内容的确许多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行具体描述。 正文行文应通顺，多用简洁词汇和短句，精确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2. 留意Email的论述语气 依据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 敬重对方，请、感谢之类的语句要常常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人看法的评论必需谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 假如事情困难，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间细致看你没分段的长篇大论。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清晰，说精确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5. 尽可能避开拼法错误和错别字，留意运用拼法检查 这是对别人的敬重，也是自己看法的体现。假如是英文Email，最好把拼法检查功能打开; 假如是中文Email，留意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己细致阅读一遍，检查行文是否通顺，拼法是否有错误。 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 7. 合理利用图片，表格等形式来协助阐述 对于许多带有技术介绍或探讨性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清晰。假如协作图表加以阐述，收件人肯定会表扬你的爱护。 8. 不要动不动运用 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以之类的最好慎用。只用在某些你的确须要强调出肯定的轻松气氛的场合，比如现在－ 附件 1. 假如邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名，不行用外星人才看懂的文件名 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特殊是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响运用 6. 假如附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才运用英文邮件 英文邮件只是沟通的工具，而不是用来炫耀和熬炼英文水平的。假如收件人中有外籍人士，应当运用英文邮件沟通；假如收件人是其他国家和地区的华人，也应采纳英文沟通，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2. 敬重对方的习惯，不主动发起英文邮件 假如对方与你的邮件往来是采纳中文，请不要自作聪慧的发送英文邮件给他；假如对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议运用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉与问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 中文醇厚点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经探讨证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇怪异的字体或斜体，最好不用背景信纸，特殊对公务邮件。 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清晰的知道发件人信息。虽然你的挚友可能从发件人中认出你，但不要为你的挚友设计这样的工作。 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方假如须要更具体的信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣扬口号。但是要分清收件人对象与场合，切记肯定要得体。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟识的客户等群体的邮件往来，签名档应当进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，敏捷调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 回复技巧 1. 与时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不行少的,这是对他 人的敬重，志向的回复时间是2小时内，特殊是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都马上处理是很占用时间的，