电子表格软件Excel详细教程

电子表格软件Excel 1 认识 Excel Excel 简介 Excel 是功能强大的电子表格软件。我们在日常学习和工作中经常会用到表格，这些表格通常是用来处理数据并且需要计算的。例如，在教学工作中经常需要制作学生成绩统计表，任课教师要统计学生的考勤、平时成绩、期末成绩，并以此计算学生的综合成绩，并进行成绩的排序、求平均分等；班主任需要汇总学生的各门成绩，得出学生的总分和总成绩排名；教务部门要计算各个班学生成绩的排名等。财务部门需要制作职工的工资表，每个家庭会有家庭收支统计表。 在这些数据表中，不仅仅要输入数据，还经常要对数据进行一定的运算。如计算学生成绩的总分，要进行求和运算；要求学生成绩的平均分，要进行求平均数运算；要得出学生成绩的排名，要进行排序运算；要得出成绩的最高分和最低分，要进行最大值和最小值运算；将成绩按一定的条件进行选择，要进行筛选运算。 在人工表格中，所有计算由人工完成，十分麻烦，稍有疏漏就可能出现错误。当发现错误需要改动时，例如有一名学生的成绩在录入时出现了错误，就要把与该学生相关的所有数据进行重新计算，如该学生的总分、平均分、排名，还会对全班的排名造成影响，运算量十分庞大。 而引入电子表格软件可以我们提高工作效率，电子表格软件的一个重要的特征就是数据处理自动化。它不需要人进行手工计算，通过公式、函数自动完成数据的运算。任何一个参加运算的数据发生了改变，其他与这个数据相关的数据都会自动的、实时的更新。 Excel 作为应用广泛、功能强大的电子表格软件，它的功能包括 ⑴ 数据采集。可以在 Excel 中录入数据，也可以将其他形式的数据导入到 Excel 中，如记事本、 Word 、 Access 数据库中的数据等。 ⑵ 数据编辑。可以根据需要对数据进行修改，与修改数据相关的数据都可以得到相应的更新。 ⑶ 数据运算。可以通过函数和工作来实现数据运算的自动化。 ⑷ 数据图表化。 Excel 提供了十分强大的图表功能，如可以生成学习成绩的分布图，可以直观的表示出各个分数段的人数在总人数中的比例，图形可以以圆饼图、折线图等多种形式呈现。 ⑸ 数据分析处理。 启动和关闭 Excel Excel 是 Office 套件中的软件，因此在启动 Excel 之前需要安装 Office 软件。以 Office2003 为例，安装好 Office 软件后，可以选择“开始菜单” → “程序” → “ Microsoft Office 2003 ” ，就可以启动Excel 软件。如 图 5 - 1 所示。 图 5 - 1 打开 Excel 可以在桌面上为 Excel 创建一个快捷方式。在“ Microsoft Office 2003 ” 菜单上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“发送到” → “桌面快捷方式”，如 图 5 - 2 所示。 图 5 - 2 创建快捷方式 这样在桌面上就会出现一个快捷方式 。双击快捷方式可以打开 Excel 。如果已经有 Excel 文件，则双击 Excel 文件也可以打开 Excel 。 关闭 Excel 的方法是单击程序右上角的关闭按钮，或者在 Excel 中选择菜单“文件”→“退出”命令。 Excel 界面 Excel 主界面如 图 5 - 3 所示。和其他 Office 系列软件一样，由标题栏、菜单栏、快捷工具栏和工作区组成。 Excel 与众不同的有如下部分。 图 5 - 3 Excel 界面 ⑴公式编辑行。公式编辑行里有两个对话框，如 图 5 - 4 所示，左边的小对话框称为单元格地址对话框，显示的是当前活动单元格的地址，右边的大对话框用于输入与编辑单元格的内容或运算公式。 图 5 - 4 公式编辑行 ⑵工作簿。 Excel 软件把一个文档称为一个工作簿，英语是 Book 。一个工作簿最多可以由 255 个工作表（ Sheet ）组成。在默认状态下，每个工作簿里有 3 张工作表，分别用 Sheet1 、 Sheet2 、 Sheet3 来表示，如 图 5-5 所示。如有需要，工作表还可以再增加。当工作表的个数超过 4 个时，工作表标签滚动按钮 才开始起作用。 图 5 - 5 一个工作簿默认有 3 个工作表 ⑶工作表。工作表实际上是一张巨大的二维表格，它由许许多多的单元格组成，如图 1-6 所示。在工作表里，需要掌握四个基本概念单元格、单元格的名字、当前活动单元格、滚动条。 图 5 - 6 一个工作表的局部 ① 单元格。工作表中行和列交叉的地方叫做单元格。工作表上方的大写英文字母表示的是列坐标 A 、 B 、 C 、 D 、 ......Z 、 AA 、 AB......IV ，共有 256 列；工作表左侧的数字表示的是行坐标 1 、 2 、 3 65536 ，共有 65536 行。因此，一张工作表共有 （ 65536 256 ）个单元格。 ② 单元格的名字。为了叙述和处理的方便，工作表中每一个单元格都有一个唯一确定的名字，给单元格命名的方法是列坐标 行坐标（即先写字母后写数字）。例如，第一列第一行单元格的名字为 A1 。工作表最右下角单元格的名字为 IV65536 。 ③ 当前活动单元格。工作表中有一个可以自由移动的、加粗的方框 ，用鼠标或键盘上的↑、↓、←、→四个箭头键，可以将其移到工作表中任一单元格，这个活动方框所在的单元格，称为“当前活动单元格”。 在“当前活动单元格”中，可以直接输入文字、数字和数学表达式。当前活动单元格的名称和所输入的内容都显示在工作表上方的公式编辑行内。 电子表格软件Excel 2 数据录入 工作簿的新建、打开、关闭与 Office 其他软件的操作类似，不再详述。 选定单元格 ⑴选定单个单元格。将鼠标指针移到任意一个单元格上，单击鼠标左键，当该单元格被活动方框 框住的时候，表明该单元格已经被选中。 如要选择的单元格距离当前单元格非常遥远，可以在公式编辑行里的单元格地址对话框内输入单元格地址。 ⑵选定多个连续单元格。拖曳鼠标可以选取多个连续的单元格。或者用鼠标单击选择区域的左上角单元格，按住 Shift 键再用鼠标单击右下角单元格。选中某一行（列）可单击工作表相应的行（列）号；选择整个工作表可单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择相邻的行（列）可用鼠标拖曳行号或列号。 ⑶选取多个不连续单元格。选择一个区域，再按住 Ctrl 键不放，然后选择其他区域。在工作表中任意单击一个单元格即可清除单元区域的选取。 输入数据 当单元格被选定之后，就可以往该单元格输入数据。数据输入完毕可用鼠标单击公式编辑栏中的输入按钮 确认，或者按 Tab 键确认，还可以用鼠标或光标控制键↑、↓、←、→，将 移到其他单元格。当发现输入有误，可用鼠标单击公式编辑栏中的“取消”按钮 ，或者按 Esc 键取消输入。 Excel 中的数据类型 Excel 表格中的数据一般分为两大类数值型数据和文本型数据。 数值型数据 数值型数据可以参加数学运算。数值型数据主要包括以下几类 ⑴ 数字符号 0 、 1 、 2 、