access使用入门（一）

Access 使用入门（一）Access 是一个关系型数据库管理系统，它涉及了数据库的有关概念。清楚这些概念对 于今后学习使用 access 非常重要。 一、基本概念。 1．数据库我们举个例子来说明这个问题每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系， 我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话 或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库” ，每个人的姓名、地址、 电话等信息就是这个数据库中的“数据” 。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友 的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据” 。不过说到 底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或 电话号码这些“数据” 。 实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合” 。 在我们的生活中这样的数据库可是随处可见，如学院的学生资料、教师资料、学生成绩、 图书馆的所有藏书等。 2．数据库管理系统 当我们将数据组织成数据库后，还要经常对数据进行新增、删除、修改和检索等工作， 这些工作既枯燥又繁琐，数据量小的时候还可以通过手工来实现，但如果数据量很大时， 手工管理会非常困难，甚至无法完成，这时就需要有一种工具来帮助我们做好这些工作， 这个工具就是数据库管理系统。 数据库管理系统是统一管理和控制数据库中数据的系统。而我们将要学习的 Access 就 是一种关系型的数据库管理系统。 3．表、字段、记录、主关键字 Access 数据库由二维表组成。表是某个相同主题的数据集合。下图就是一张全院学生 说细资料的表，它存储了有关学生情况的数据。表是 Access 数据库的基础，它在数据库中 的作用非常重要。 数据库 学生资料 教师资料 成绩库 收集 录入 新增 删除 修改 检索 数据库管理系统从图中我们可以看出表是由行和列组成，表中的列称为字段，比如图中的“学号” 、 “姓名” 、 “性别”等就是字段；表中的行称为记录，它由若干个字段组成，如一个学生记 录就由“学号” 、 “姓名” 、 “性别” 、 “学历” 、 “学制”等字段组成。 能惟一标识表中每一条记录的字段或字段集称为主关键字。如表中的“学号”字段就 是主关键字，因为每名学生都与一个学号相对应，不会出现不同学生具有相同的学号，而 “姓名”字段由于有可能出现重名的情况，所以不适合当成主关键字。 4．查询、窗体、报表 Access 的基本对象包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。查询是 Access 常用的基本对象，利用查询可以对表中的数据进行查看、搜索、批量更 改、批量增加、分析统计等，是一个很有用的功能。Access 提供的查询有选择查询、交叉 表查询、参数查询、操作查询和 SQL 查询。 窗体是用户和 Access 之间的主要接口，它可以用来接收、显示和编辑数据等。其中的 数据型窗体是使用最多的窗体类型，它用于实现用户对数据库中相关数据的操作界面。如 下图就是一个用来对学生资料表进行编辑等相关操作的窗体。 报表可以用来统计、汇总数据表或查询中的数据并以实用的格式打印或显示出来。这 是一个非常实用的对象，用户可以利用该对象创建具有各种功能的报表，比如，创建的报 表具有在显示或打印数据的同时对数值型数据进行分类统计、分组，还可以通过报表控件 对报表中的每个对象大小、外观等进行控制。二、表的操作。以下的相关实例都是在 Access2003 sp2 版上进行的 1．创建空数据库 在进行所有操作之前我们需要先建立一个空的数据库，大家可以通过单击工具栏上的 “新建”按钮，在弹出的任务窗格中选择“空数据库” ，再输入文件名和保存的路径，这样 一个新的空数据库就生成了。 2．创建数据表 单击“数据库”窗口“表”页面工具栏上的“新建” ，打开“新建表”对话框。 从图中我们可以看出共有五种新建表的方式可供用户选择。以下我们分别介绍 数据表视图、设计视图这两种方式是直接从数据表内容输入和数据表结构编辑这两种 方式入手来建立数据表。 数据表向导为用户提供了一个便捷的途径，利用它能很方便地建立一个个人或商用的 数据表。要利用“数据表向导”创建新数据表，可以执行下述操作 （1）点击表向导，在弹出的“表向导”对话框中，可以根据需要选择不同的字段。单 击“个人”或“商务”单选按钮，则左侧 “示例表”列表框中显示所有个人或商用的通用 数据表，中间“示例字段”则显示选中示例表的全部字段，选择需要的字段，单击“” 按钮，字段就会作为新表字段出现在右侧“新表中的字段”列表框中。选择全部，请单击“” 。点击“重命名字段”还可以对选中的字段进行重命名；我们先选择一个“邮件列 表 ID” 。 （2）点击下一步，设置表的名称以及设置主键的方式，如果选择自己设置主键的话那 需要在下一步中自己选择做为主键的字段，并选择字段数据类型，一般选择第 3 个选项 “添加记录时我自己输入的数字和/或字母” 。 （3）点击下一步，设置新表与数据库中已有的表的关系。默认设置是与其他表没有关 系的，如果希望编辑表之间的关系，则需要在选中某个已有表之后单击“关系”按钮，然 后在弹出的“关系”对话框中进行编辑。如果要将“邮件列表 1”与“常住人员登记表” 建立关系，在随后的“关系”对话框中有三个选项，第二个选项表示“邮件列表 1”的主 键“邮件列表 ID”字段将添加到“常住人员登记表”中，然后创建这个关系，第三个选项则表示“常住人员登记表”中的主键“学号”字段将添加到“邮件列表 1”中，然后创建 关系。 在最后的对话框中，可以选择直接转入“设计”视图修改表设计，或直接输入数据， 然后单击“完成”按钮完成全部设置。 导入表我们如果手上已有一个 EXCEL 表或 CSV 等其他表就可以通过导入表快速建 立一个数据表，具体操作如下（以导入一个学院学生资料的 EXCEL 表为例子） （1）点击“导入表” ，在弹出的窗口中，选择文件所在的路径，再点击文件类型，在 下拉菜单中选择“Microsoft Excel *.xls” ， （Access 还支持 csv\txt\dbf\html 等格式的文件导 入） ，再选择文件“学籍查询结果.xls” ，点击“导入” ；（2）如果 excel 含有多个工作表的话，请选择自己的工作表，这里我们选择 sheet1 。 （2）在随后的窗口选择“第一行包含列标题” ，如果你的数据第一行不是字段名，可 以不用选择。（3）选择数据的保存位置，可以选择新表，也可以选择数据库中现有的表，这里我们 选择新表。 （4）可以对具体的每一个字段进行必要的更改，如字段名、数据类型、索引，以及设 置某个字段不导入。 （5）设置主键，可以选择“让 Access 添加主键” ，这样 Access 会自动添加一个名为 “ID” 的字段来当主键，并自动从 1 开始为每条记录赋值；也可选择“我自己选择主键” ，选择需要的字段来当主键；也可以选择不要主键；这里我们选择“学号”当主键。 （6）在最后的窗口中给要导入的表命名新的名字后，按完成按钮就开始导入数据了。 导入数据的过程中如有错误，Access 会自