文档管理个人工作总结

在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写，但经过一番详细的思考，我理清了思路。在这里，我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。 1、生成期文件的管理 生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理，可建立以下一个流程文件rarr;文件套rarr;杂志匣rarr;文件柜。 按事由用文件夹对文件进行分类;按照一件事一个文件套的原则，每个人准备若干个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到使用中文件柜上;用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类;由于可看到文件夹的标签，还易于检索;每个人都应该备有使用中的轻便杂志匣，并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里;将办公室用的文件柜的部分空间划分出来，作为使用中的文件柜，可使办公室每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有化。 2、保存期文件的管理 有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个保存中心的形式进行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明作废日期，文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立保存中心。 3、文件的废弃 保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一下的方法进行 1、按文件进行废弃; 2、按文件夹进行废弃; 3、按项目进行废弃; 4、按颜色进行废弃。 随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。 1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。 2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。 3、由于电子文件利用途径的多样化，尤其是在网络高度发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。