采购成本管理：采购价格的四个步骤

采购成本管理采购价格的四个步骤 1．询价 询价是指在贸易业务来往中，买方或卖方就所要购买或出售的商品方询问交易条件的行为，一般由买方提出。如果一种物料以前没有向某供应商采购过，就要向该供应商询问，以获得来自该供应商的各种信息。许多企业有标准的询价表格，这种表格一般包括两方面信息，一方面的信息由采购方向供应商提供；另一方面信息是供应商根据采购方提供的所作出的发盘，也就是供应方向采购人员询价。询价通常有口头与书面形式。在询价的过程中，为使供应商不致发生报价上的错误，采购人员通常附有辅助性的文件，例如商品规格书、商品分期运送的数量明细表等。 2．报价 1价格与供应商选择。采购人员每天可能要收到数份报价单，如何确定供应商报价是否合理是让采购人员比较头痛但又不得不面对的事。如果采购人员得到了如下四份报价A供应商1元／件；B供应商元／1牛；C供应商元／件；D供应商元，件。D供应商的价格最便宜。但经过对供应商的全面了解后发现D供应商是一家规模小、人员素质差且无品质保证能力的企业，D供应商为了抢占市场采取了低价格攻势；B及C供应商虽价格较高，但有较高的信誉，在品质及交货方面能有较好的保证；A供应商虽是一家在各方面都不错的大企业，但因管理费过高而使得价格居高不下。经过这样的调查了解后，正确的做法是首先就要把报价最低的D供应商去掉，这种做法的结果与凭表面判断的结果恰恰相反。经采购人员的努力，B及C供应商的单价虽降不到D供应商的报价水平，可能也会下降数个百分点。如果B及C供应商的样品能通过既定的评审，那么B及C供应商就可能是最为理想的供应商。在实际操作中，采购人员容易犯这样的毛病就是要求B及C供应商的报价一定要降到D供应商的价格才肯罢休，因为他认为这个市场上既然已经有供应商报出了这个价格，B和C也应该能接受这个价格。殊不知这个低价是忽略了许多其他采购服务才报出来的，换句话说，D供应商所报的价格是不可信的。 2确定供应商价格的合理性。要确定供应商的报价是否合理是一件比较困难的事，特别是所购买的商品被少数供应商垄断时或采购人员对所购物品很陌生时。一般来说，下列方法可用作定性判断 ①将不同供应商之间的报价进行比较。可以尽量多找几家供应商报价，来自不同供应商的报价可以让采购人员了解所购物料的大致市场价格。最终选定的供应商可能只有一两家，但其他供应商的报价可作为采购人员作出正确选择的参考。找多家供应商报价会增加采购人员的工作量，但是是值得的。 ②与确定的底价进行比较。所谓底价就是打算支付的最高采购价格。底价的制订使采购人员对价格的确定与取舍有据可依，但是底价的制订往往需要企业内部数位很懂行的人士甚至聘请企业外部的专家来完成，许多小企业无法做到。底价制订得太高或太低对企业都不利，若制订得太低，本来可以入围的优秀供应商被拒之门外，这样企业就会丧失很多机会成本；若制订得太高，就失去了制订底价的意义。一个合理底价的制订不仅需要制订人有丰富的与物料相关的知识，还要尽可能地搜集相关材料。 3．议价 议价无非是采购人员与供应商之间讨价还价的过程，需要多次的谈判和磋商，要讲究方法和技巧。 4．定价 通常采购的基本要求是品质第一，服务第二，价格列为最后。因此采购价格以能达到适当价格为最高要求。在维持买卖双方利益的良好的关系下，使原料供应持续不断，这才是采购人员的主要责任。定价通常经过如下过程 1采购价格调查。一个企业所需使用的原材料，少的有几十种，多的万种以上。企业要根据“重要少数”的原理来进行采购价格调查，即根据数量上仅占10而价值却占70～80来调查。假如企业能掌握住80左右价值的“重要少数”，那么，就可以达到控制采购成本的目标，这就是重点管理法。根据一些企业的实际操作经验，可以把下列6大项目列为主要的采购调查范围 ①选定主要原材料20～30种，其价值占全部价值的70～80以上。 ②常用材料、器材属于大量采购项目的。 ③性能比较特殊的材料、器材（包括主要零配件），一旦供应脱节，可能导致生产中断的。 ④突发事件紧急采购的。 ⑤波动性物资、器材的采购。 ⑥计划外资本支出、设备器材的采购，数量巨大，影响经济效益深远的。 上面所列6大项目，虽然种类不多，但却是所占数值的比例很大，或影响经济效益甚广的。在一个企业中，为了便于了解占总采购价值80的“重要少数”原材料价格的变动行情，就应当随时记录，真正做到了如指掌。 2采购价格信息搜集方式。采购价格信息的搜集可分为三类 ①上游法。即了解拟采购的产品是由哪些零部件或材料组成的，查询制造成本及产量资料。 ②下游法。即了解采购的产品用在哪些地方，查询需求量及售价资料。 ③水平法。即了解采购的产品有哪些类似产品，查询替代品或新供货商的资料。 3采购价格确定方式 ①报价采购方式。所谓报价采购，即采购方根据需采购物品向供应商发出询价或征购函，请其正式报价的一种采购方法。通常供应商寄发报价单，内容包括交易条件及报价有效期等，必要时另寄“样品”及“说明书”。报价经采购方完全同意接受，买卖契约才算成立。 ②招标确定价格的方式是采购企业确定价格的重要方式，其优点在于公平合理。因此，大批量的采购一般采用招标的方式。但采用招标的方式需受几个条件的限制①所采购的商品的规格要求必须能表述清楚、明确、易于理解；②必须有两个以上的供应商参加投标。这是采用招标方式的基本条件。 ③谈判确定价格是确定价格的常用方式，也是最复杂、成本最高的方式。谈判方式适合各种类型的采购。 如何确定采购价格 通常采购的基本要求是品质第一，服务第二，价格列为最后。因此，采购价格以能达到适当价格为最高要求。尽管价格是采购中一个非常重要的因素，应予以重视，但也不能因此过分重视，而忽略其他采购因素。影响采购总成本的因素，不止价格一个，对于这一点，采购人员必须了解，因此在决定采购的各项原则中，价格应被看做是最后的一项考虑因素。但如不能确保适当的品质、数量与可靠供应，价格高低也就毫无意义。所以说采购价多么低廉，并不足以用来夸耀是为公司省钱，道理就是如此。在采购作业阶段，企业应当注意要使所需采购的物资，在适当的品质、数量、交货时间及其他有关条件下，付出合适的价格。因此，决定适当采购价格的目标，主要在于确保所购物资的成本，以期能树立有利的竞争地位，并在维持买卖双方利益的良好关系下，使原料供应继续不断，这是采购人员的主要责任。 1．采购价格调查 一个企业所需使用的原材料，少的有八九十种，多的达万种以上，按其性质划分，可分为“高价物品”、“中价物品”与“低价物品”3类。由于采购物资种类繁多，规范复杂，有关采购价格资料的搜集、调查、登记、分析十分困难。采购材料规格有差异，价格就可能相差悬殊，而且世界各地商业环境变化莫测，要做好国际商业环境调查是很困难的。 1调查的主要范围 在大型企业里，原材料种类不下万种，但限于人手，要做好采购价格调查，却又谈何容易。因此，企业要了解帕累托定理里所说的“重要少数”就是通常数量上仅占10的原材料，而其价值却占全体总值的70～80。假如企业能掌握住80左右价值的“重要少数”，那么，就可以达到控制