8.4办公用品管理

8.4办公用品管理 X概述 规定了深圳市证通电子股份有限公司及其下属子公司办公用品的出入库、台帐记录、盘点的 日常工作流程，旨在规范公司办公用品的管理，保证资产安全。 1・2适用范围 适用于深圳市证通电子股份有限公司及其下属子公司。 1・3相关制度 暂无制度，建议补充。 1・4职责分工 ■ 行政部负责办公用品的采购、统计、领用等相关事宜。 ■ 仓库负责办公用品的验收入库、日常管理、定期盘点等相关事宜。 ■ 财务部负责财务入账以及资产盘点等相关事宜。 ■ 分管副总负责审批办公用品采购需求的合理性以及对办公用品盘点差异调账申请进 行审批。 1・5流程图 仁6控制矩阵 风险编号 风险描述 控制措施 编号 控制类型 控制措施 应用系统控制 豐系统系统控制 模块措施 控制频率 （随时/ 日/周/月 /季/年） 控制实施证据 对应制度 /管理办 法 8. 4-PR1 办公用品日常管理职责分 工不明确，可能导致办公 用品管理混乱，造成公司 资产损失 8. 4-C4 预防性 办公设备管理制度中明确 办公设备采购、验收、记 账核算等环节的人员职责 分工、岗位责任 年 办公设备管理 制度 8. 4-PR2 未及时建立办公用品台 账、台账要素不全、不规 范，可能导致办公用品的 记录信息失真，造成公司 资产损失 8. 4-C5 预防性 行政部及使用部门均应详 细完整地记录办公设备管 理台账，包括设备名称编 号、型号、使用寿命、使 用日期、折旧情况等记录 年 办公用品管理 台账 8. 4-PR3 办公用品发放时，未能做 好领用记录，可能导致对 办公用品领用管理不当， 造成公司资源浪费 8. 4-C6 预防性 办公用品发放时，领用人 员须做好登记记录，包括 领用人姓名、领用物品名 称、数量、领用部门、时 间日期等，经办公用品管 月 办公用品领用 登记记录 风险编号 风险描述 控制措施 编号 控制类型 控制措施 应用系统控制 控制频率 （随时/ 日/周/月 /季/年） 控制实施证据 对应制度 /管理办 法 应用系统 控制所属 模块 系统控制 措施 理人员审核确认后领取 8. 4-PR4 办公用品未能及时存放于 储备室妥善保管，可能导 致办公用品被盗或损坏造 成公司资产损失 8. 4-C7 预防性 办公用品采购后应放置在 公司规定存储地点或区 域，由行政部指派专人或 兼职负责保管 年 8. 4-PR5 办公用品未定期进行盘 点，可能导致办公用品账 实不符，造成公司财产损 失 8. 4-C8 发现性 财务部与行政部至少每年 组织一次办公用品盘点， 财务部编制盘点计划，经 行政部负责人、分管领导 及总经理审批签字后执行 年 办公用品盘点 计划； 领导审批记录 风险编号 风险描述 控制措施 编号 控制类型 控制措施 应用系统控制 鬻系统系统控制 模块措施 控制频率 （随时/ 日/周/月 /季/年） 控制实施证据 对应制度 /管理办 法 8. 4-PR6 办公用品盘点时无相关的 盘点记录，可能导致盘点 结果失真，影响财务成本 核算及资产计量 8. 4-C9 发现性 行政部负责办公用品实物 清点，财务部监督实物清 点，行政部将实地盘点结 果记录在盘点表上，行政 部核对盘点表与实物台账 记录，行政部及财务部负 责人审核盘点表并签字确 认后，报公司总经理审核 签字 年 办公用品盘点 记录； 领导审核意见 8. 4-PR7 办公用品盘点存在差异时 无盘盈盘万原因分析，未 及时进行调账处理，可能 导致公司资产损失原因不 明，资产价值计量不准确 8. 4-C10 发现性 盘点中发现的盘盈、盘亏 情况，行政部会同财务部 对办公用品盘盈、盘亏情 况进行分析并做出鉴定， 编制盘盈、盘亏处置报告， 按照职责审批权限报财务 经理、分管领导及公司总 经理审核确认后执行，财 务部会计核算人员根据审 年 盘盈盘万处置 报告； 领导审核意见； 办公用品管理 台账 风险编号 风险描述 控制措施 编号 控制类型 控制措施 应用系统控制 控制频率 （随时/ 日/周/月 /季/年） 控制实施证据 对应制度 /管理办 法 应用系统 控制所属 模块 系统控制 措施 批结果，对盘盈、盘万进 行账务处理，行政部负责 办公用品管理人员根据审 批结果调整、更新实物台 账