办公室(行政管理)工作要求-办公室工作人员素质要求

办公室行政管理 办公室是一个组织内干脆为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中，在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织，办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。 办公室是从属于组织决策层并为其供应必要的协助服务的部门，它围绕单位的中心工作，向领导提出决策建议并督促决策的落实，是决策层的延长。 一、办公室工作的主要内容 随着组织所处的时期和担负中心任务的不同，办公室的工作内容也有变更，但其常规工作可以概括为以下几个方面。 1、办文工作 办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。详细分三项事务 （1）文字工作，主要指文书、信函、稿件等的撰写，包括领导须要的各种文字材料的打算和起草。 （2）文书处理和档案工作，主要指文件办理方面的工作，如文书的打印、制作、收发、运转、传递，机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。 （3）电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作，如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。 2、办会工作 办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹划和打算、会中的组织和服务、会后的善后和落实。 3、办事工作 办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。 （1）信息工作，广义上说，党政机关的政策探讨、公司企业的市场预料分析和调查、领导决策前的调查探讨与状况综合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发等，都是信息工作，收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等，也是信息工作。 （2）技术工作，主要指机要工作、现代办公设备设施的运用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的支配、检查、落实。计算机平安工作主要指计算机信息平安工作，如防黑客攻击、防计算机病毒、信息平安教化等现代办公设备设施的运用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。 （3）日常和行政事务工作，主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、支配领导活动等。 支配领导活动是一项困难、细致而又很详细的工作，指为领导的个体和群体支配的各种活动，包括各种会议、外出参观考察、调查探讨、检查指导工作、外事工作等。办公室在支配领导活动时，要在满意工作须要的前提下尽量从简，削减领导不必要的社会性应酬活动，保证领导有足够的时间，集中精力抓好大事，搞好调查探讨。 督查是办公室一项重要工作，督查是指办公室围绕单位的中心工作、重要决策和领导的重要批示，对负责承办的部门和责任人员进行督促和检查，帮助做好必要的沟通工作，以保证承办事项按时落实。 在党政机关还特地设立信访办公室，负责办理群众来信，接待群众来访及相关事项，同时也负责对报刊上的指责、建议的处理工作。其他组织一般不设立信访室，类似工作由值班秘书接待办理。在不设公关部的公司企业，办公室还担当公关事务。 （4）临时交办工作，在日常工作中，领导常常有事临时事项交由办公室去详细承办落实。 办公室工作综合性很强，既涉及政治方面，也涉及经济、文化方面，还可能涉及法律、法规等，需进行各方面的协调。在详细业务中，如承办文电，不论是上报还是下发，往往涉及几个部门会签或办理，须要办公室一一沟通、协商并组织落实。由此可以看出，办公室工作人员必需有宽泛的学问背景、较强的办事实力、较高的工作效率和良好的工作作风。 二、办公室工作的特点 办公室所担负工作的性质确定了它具有协助性、事务性、综合性、中枢性、机要性等特点。 1、协助性 办公室是为领导及整个组织供应协助支持、服务的部门，协助首先必需听从于领导，在工作中体现领导的意志，不行超越自己的管理权限，违反组织方针自行其是。办公室工作的协助性主要体现在两方面第一，全力支持组织的各项工作。这是指办公室协助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查，必要时要调动所驾驭的信息人力及物力，帮助有关人员及部门完成工作。其次，就是以帮助者的角色完成各项工作。办公室是帮助领导层工作的机构，除领导授权外，一般它对各职能机构和各项工作的管理没有干脆的指挥和监督权力，只担当协调和服务等协助性管理工作，以帮助者的角色推动领导决策的落实，不能擅作确定，自作主见。 2、事务性 办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。值班、接待、公文运转、后勤服务等，很多都是特别详细、琐碎的事务。有人认为办公室成天为别人忙，工作价值不高，但事实并非如此。首先，这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分，须要有特地的部门或人员去完成，而组织分工恰恰是将这样的职能和使命给予了办公室。其次，这些工作平常好像不引人留意，但却是基础性的工作，其价值会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。 3、综合性 办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点，为领导的工作供应全方位的支持，因此，领导的工作目标就是办公室的工作目标，领导的工作重点就是办公室的工作重点。领导的工作是综合性、全局性的工作，所以办公室的工作必定是综合性、全局性的工作。办公室具有综合协调职能。涉及单位全局的工作，往往由办公室牵头，协调组织内各部门完成任务。办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员，起组织、综合协调、督促检查等作用。 4、中枢性 办公室不同于其他职能部门，它附属于管理层，作为领导的助手， 是领导的延长，为整个组织活动输送信息，沟通协调，组织联络，处理组织活动所产生的内部事务；假如没有这些工作，组织将无法正常运转。它是联系上下、沟通左右的桥梁，是组织同外界各方面联络的窗口，因此它是组织中名副其实的中枢机构。 5、机要性 办公室在工作过程中，由于离领导层较近，得知的组织消息更多更早，如有关政策的修改和人员的任免等，这些信息具有肯定的机要性，并且不相宜在更大的范围内和更早的时间为一般人员所知晓，这就须要办公室人员在履行职能的过程中具有肯定的保密意识。 三、办公室的作用 办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用，包括以下四个方面。 1、参谋与助手作用 办公室的参谋与助手作用主要表现在协助领导决策上。办公室必需精确理解上级精神，了解和驾驭本单位的实际状况，对各方面信息进行处理，为领导决策供应真实牢靠的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。决策已定，办公室必需加强督促和检查，留意搜集各种反馈信息，供领导检验决策、调整、修正决策。 2、枢纽与心脏作用 假如把一个组织比作铁路部门，那么办公室就好比列车的编组站；假如把组织比作一个人，那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，它既存在和听从予更大的系统，又有自己相对独立又相互联系的子系统，这样就构成了一个整体。而详细体现这个整体中领导与被领导关系的，实现系统中诸因素相互联系的，就是办公室。它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一个组织