2文件控制和管理程序

DLCDC程序文件 编号 DLCDC-CX-02-E-2011 第1页 共4页 主题文件限制和管理程序 第E版 第0次修改 颁布日期2011年10月31日 1．目的 对质量体系文件和检测工作有关的技术文件、技术规范、资料及外来法规等文件进行限制和维护，确保本中心及相关科室所运用的文件及资料为最新有效版本。 2．范围 适用于本中心质量体系文件全部文件、资料和外来文件的限制和维护。 3．职责 3.1业务办负责本中心质量管理体系文件的管理，包括质量手册、程序文件、技术文件、作业文件和外来质量文件，如技术标准、技术法规、计量检定规程等限制和管理； 3.2各职能部门的专用文件资料由各职能部门自行限制和保管； 3.3中心档案室负责文件的归档与保存。 4．文件的分类和管理 4.1文件的分类文件资料按其性质分为内部文件和外来文件。 内部文件 （1）中心制定的质量体系文件指中心内部编制、发布的质量体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量和技术活动记录。 （2）中心制定的一般性技术文件如请示、报告、总结等。 外来文件 （1）外来质量文件国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策以及行业可干脆引用或执行的技术规范、技术标准、规则等； （2）外来技术性文件上级批示、指示和托付方供应的资料、信函及传真件等。 （3）外来图书和技术资料。 4.2文件的受控和非受控 （1）受控文件文件上加盖“受控”印章的文件为受控文件。本中心编制的管理体系文件如质量手册、程序文件及作业文件等和国家现行有效的相关法规、法令、政策及行业和当地需干脆引用或款待的技术规范、技术标准、规则等质量文件。 （2）非受控文件不加盖“受控”印章的文件为非受控文件。本中心编制的和外来的一般性技术性文件，均属于非受控文件，按一般性技术文件管理规定进行管理。 4.2外来文件的接收 （1）凡外来文件先由业务办中心档案管理员接收、登记，填写外来文件登记记录； （2）文件先由中心主任或副主任批阅，提出处理看法； （3）中心档案管理员按处理看法送至传阅人或执行人； DLCDC程序文件 编号 DLCDC-CX-02-E-2011 第2页 共4页 主题文件限制和管理程序 第E版 第0次修改 颁布日期2011年10月31日 （4）文件原件和处理看法由档案管理员存档； （5）如外来文件属质量文件，还应交业务办按受控文件处理。 4.3文件的编制 （1）本中心管理体系文件的编制按管理体系文件编制要求进行编制； （2）一般性技术文件由相关部门和相关人员编制。 4.4文件的编号 （1）中心质量体系文件编号原则 a．质量手册一级文件 DLCDC - ZL - X - XXXX 年头号 版本代号 手册代号 本检测机构标准代号 b．程序文件二级文件 DLCDC - CX - XX - X - XXXX 年头号 版本代号 依次号 文件代号 本检测机构标准代号 c．作业指导书等三级文件 DLCDC - XX - XX – XX - X - XXXX 年头号 版本号 依次号 科室代号 作业文件代号 本检测机构标准代号 DLCDC程序文件 编号 DLCDC-CX-02-E-2011 第3页 共4页 主题文件限制和管理程序 第E版 第0次修改 颁布日期2011年10月31日 d．记录表格等四级文件 DLCDC - XX - XX – XX - X – XXXX - JX 记录号 年头号 版本号 依次号 科室代号 作业文件代号 本检测机构标准代号 （2）中心编制的技术性文件如红头文件等按中心发文编号进行编号。 （3）中心图书和技术性资料按中心图书资料编号。 4.5文件的审核、批准和发布 （1）质量手册、质量程序文件由质量负责人审核，由中心技术负责人（中心主任）批准；作业指导书由科室编制，科长批准，未经批准的质量体系文件不得发放和运用。 b．技术性质量记录、表格由检测科室技术（质量）负责人批准；管理性质量记录格式由业务办制定，质量负责人批准。 c．一般技术性文件由相关科室组织编制。 4.6文件的发放 受控文件的发放 （1）受控文件由业务办按须要分发至部门及有关人员，并填写文件发放与销毁登记表； （2）受控文件因破损影响运用时，可由各部门向业务办申请置换完好的有效文件，但必需上交破损的有效文件并由业务办负责销毁； （3）如受控文件丢失，应向业务办提出书面申请，经批准后由业务办补发，丢失的文件一旦找回，应马上上交业务办并销毁。 一般性技术文件的发放 一般性技术文件如请示、报告、总结等由中心技术负责人审批，审批后由中心档案管理员按审批发放范围发放，原件按类归档。 4.7文件的换版与作废 （1）质量体系文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废，按原主放范围、发放程序换发新版文件； （2）换发新版文件时，原版次有效文件由各部门收回交业务办做好登记，并刚好销毁。 DLCDC程序文件 编号 DLCDC-CX-02-E-2011 第4页 共4页 主题 文件限制和管理程序 第E版 第0次修改 颁布日期2011年10月31日 需作资料保留的，段加盖“作废”印章标识后方可留用。 4.8文件的归档与管理 （1）中心全部须要归档