2前台接待管理

其次章 前台接待管理 一、接待主管岗位职责 二、接待专员岗位职责 三、客人来访登记表 1．公司前台来访客人登记表 2．前台接待来访记录表 3．物业公司前台来客登记表 四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 1．信函与快件签收登记表 2．信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程 1．预约客人来访接待工作流程 2．来电转接流程 七、收发文件管理流程 1．信函收发工作流程 2．接收信函、快件工作流程 3．寄送信函、快件工作流程 4．传真发文工作流程 5．传真收文工作流程 6．收文背签流程 八、前台接待流程 九、来电处理流程 一、接待主管岗位职责 职责1 制定前台接待工作年度支配，报行政部经理审批 职责3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素养 职责4 帮助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实状况 职责5 主持前台班次全面工作，创建和谐的工作气氛，削减工作环境中的磨擦 职责6 参与行政例会，刚好了解员工的思想动态及困难，刚好实行解决措施 职责7 受理干脆下级上报的合理化建议，并根据公司相关规定程序处理 职责8 与公司各职能部门的协调及联系，帮助组织公司的文化活动等 职责9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率 职责10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并帮助实施考核 职责11 负责检查、监督前台办公区域内的平安、清洁和消防工作 职责2 帮助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行 职责12 正确传达上级指示，刚好对下级工作中的争议做出裁决 职责13 帮助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系 职责14 负责前台接待突发事务及公司领导临时交办事务的处理 二、接待专员岗位职责 职责1 听从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人供应一流的接待服务 职责3 娴熟驾驭公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，供应常规的非保密信息 职责4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 职责5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 职责6 协作接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 职责7 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 职责8 维护前台区域内的整齐，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 职责9 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 职责10 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记 职责11 对工作中出现的各种问题刚好汇报，提出工作改进看法 职责2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或帮助保安处理 职责12 完成领导交办的其他或临时工作 三、客人来访登记表 1．公司前台来访客人登记表 年 月 日 序号 姓名 所在单位 来访人数 是否预约 被访人 事由 时间 备注 姓名 部门 到达 离开 1 2 3 4 5 编制 审核 2．前台接待来访记录表 来访人 姓 名 来访人 单 位 来访 时间 接待人 接待 内容 简况 处理看法 处理结果 编制 审核 3．物业公司前台来客登记表 年 月 日 序号 姓名 所在单位 来访人数 联系方式 是否预约 被访单位及 被访人姓名 来访 事由 时间 备注 进入 离开 1 2 3 4 5 编制 审核 四、前台接待日志表 日期 年 月 日 记录人 考 勤 记 录 姓名 签到时间 姓名 签到时间 收发记录 接待记录 电话记录 备注 编制 审核 五、函件收发登记表 1． 信函与快件签收登记表 日期 来件单位 编号 数量 密（速）级 接受部门 签收人（签字） 编制 填表人 2． 信函与快件寄送登记表 日期 送寄部门 编号 数量 密（速）级 送达单位 接收人 送寄人（签字） 编制 填表人 六、前台接待管理流程 1．预约客人来访接待工作流程 ①整理当天 预约记录 告知来访者状况 起先 结束 前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门 ②确认与提示 访问事宜 来访 ③来访登记 ④通知被访者 客人等待 接待来访 客人 ⑤确认来访 告知相关事宜 打算接待 来访客人 ⑥引领悟见 协作 送走客户 ⑦来访信息录入， 记录汇总 审核 ⑧存档 2．来电转接流程 起先 拨通电话 结束 前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工 ①听到电话铃响 ②拿起话筒接听 ③倾听来电事由 明确被访人在否 ④ 处理 范围内 范 围 外 ⑤转接 接电 在单位 不在 ⑥告知状况 ⑦留言记录 七、收发