固定资产内控流程.ppt

固定资产内控流程 浙江济民制药股份有限公司,,2,固定资产内控流程说明,目标加强公司固定资产管理，规范固定资产的申购程序、使用保养、转移、报废、出售与出租等,范围 本程序适用于济民股份的固定资产管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司采购管理程序相衔接,3,固定资产内控流程相关部门人员职责,4,供应商,固定资产管理部门,使用部门,固定资产内控流程固定资产的日常使用（1）,,,将固定资产随同产品相关技术文件送达,检验固定资产及相关技术文件，填写固定资产验收交接单，整理使用说明书、保修卡等等产品档案，制定固定资产使用手册,验收交接单第一联及产品档案留底，验收交接单第二联交财务部，第三联、产品档案副本及使用手册随固定资产移交使用部门,接收固定资产及相关资料,建立固定资产台账，按照使用手册使用固定资产,核查产品档案,制定固定资产期保养制度,根据保养制度提出保养申请,是否仍在保养期内,根据合同或保修卡提供保养服务,请供应商提供保修服务,聘请专业公司提供保养服务,签订保养服务协议,检验保养服务的质量,提出付款申请，并更新固定资产台账,对所提供的保养服务验收签字,更新部门固定资产台账,是,否,是否在保修期内,请供应商提供保养服务,是,根据采购与付款流程进行固定资产采购,,,,,,,,,否,是否自行保养,是,设备部自行保养,,否,5,固定资产内控流程固定资产的日常使用（2）,管理目标确保只采购必需的固定资产，杜绝盲目采购；确保资产闲置率降低；确保固定资产添置计划 符合总体资金状况和公司的固定资产投资规模,关键控制点 固定资产管理员整理、分类，具体了解需求必要性 固定资产管理部门主管汇总各部门需求计划，判断是否可以公司内调配 固定资产管理部门主管根据公司年度经营目标值对固定资产采购进行审核 总经理审批年度固定资产调配、添置计划、审批超预算计划 固定资产采购参照采购与付款流程执行,注释 各固定资产使用部门根据固定资产运行记录和固定资产检修记录编制本部门年度固定资产需求计划，要说明具体需求原因，必要时附上需求分析报告 固定资产管理员对各部门的需求计划进行整理、分类，具体了解需求必要性；对于确认为不需要的固定资产，与对应部门协商修改需求计划 固定资产管理部门主管汇总各固定资产管理员的需求计划，结合闲置资产数据库，判断是否可以公司内调配，如果可以，则把对应项目编入年度固定资产调配计划，如果不可以，则编入年度固定资产添置计划 固定资产管理部门主管汇总年度固定资产调配、添置计划，结合年度经营目标值进行审核 固定资产购置完毕后，经办人填写“固定资产验收交接单”一式三联，第一联由固定资产管理部门留存，第二联送财务部门记账（附购置、新建固定资产申请单），第三联由使用部门留存。 总经理审批固定资产管理部门主管提交的年度固定资产调拨计划、添置计划，主要确定是否超预算，当需要修改时，退回对应使用部门调整、修改计划 固定资产因新建、购置而取得，经验收后交由使用单位使用并统筹由固定资产管理部门指定专人管理 固定资产取得之后，由固定资产管理员依资产编号原则编号，并设置固定资产卡归档保管,6,使用部门,固定资产管理部门,固定资产内控流程固定资产的维修（1）,,提出维修申请，填写维修申请书,组织人员调查损坏的原因,按照固定资产管理制度追究责任,查询固定资产产品档案了解需要维修的情况,是否仍在保修期内,请供应商提供保修服务,查找定点维修商档案，初步询价,进行维修,收到发票，交财务部安排付款,否,是否由人为造成,技术人员鉴定是否值得维修,参见固定资产报废或出售流程,更新固定资产档案及相应的固定资产卡片,确定价格，并与供应商签订维修合同,否,是,是,在维修申请书上签字，本部门留底,是,,维修申请书副联留底,,,,,是否自行保养,否,否,是,设备部自行保养,,7,固定资产内控流程固定资产的维修（1）,管理目标确保公司固定资产能得到及时的维修，确保公司的固定资产人为损坏责任人的责任得到追究，确保较低的维修成本,关键控制点 固定资产管理员调查损坏的原因和损坏状况 固定资产管理部门主管填写责任判定和处理意见，请使用部门确认 固定资产管理部门技术人员判断是否值得检修,注释 各使用部门必须指定专人作兼职固定资产管理员，建立并管理本部门的固定资产台账，监督本部门固定资产使用情况，与固定资产管理部门联系固定资产的有关事务 使用部门的固定资产管理员必须积极配合固定资产管理部门的固定资产管理员进行固定资产损坏原因和状况的调查 固定资产管理部门主管审批固定资产损坏责任判定和处理意见，确定责任判定是否清楚、处理意见是否适当，不同意则退回固定资产管理员重新办理 人力资源部主管根据固定资产管理部门主管转来的审批过的检修申请单，对有关责任人进行考核；审批过的检修申请单存档,8,固定资产管理部门,填写固定资产内部移送单,接收内部移送单第三联，转出实物并变更固定资产实物登记表、固定资产卡片,转入部门,转出部门,财务部,保存内部移送单第一联，根据固定资产转移通知单变更固定资产卡片、台账,部门主管审核,接收内部移送单第二联，调整固定资产的所属部门登记固定资产明细账,结束,接收内部移送单第四联，转入实物并变更固定资产实物登记表、固定资产卡片,否,是,固定资产内控流程固定资产的转移（1）,,,,部门主管按权限审批,固定资产内部移送单分发至相关部门,固定资产出租流程,是否可以出租,是,固定资产闲置、启用流程,是,否,是否有合适的转入部门,同意转移,结束,不同意转移,,,,,,,,会签内部移送单,,,,,,否,,,9,固定资产内控流程固定资产的转移（2）,管理目标规范公司部门之间的固定资产调拨，以确保固定资产安全、完整,关键控制点 固定资产使用人因辞职、调离外单位,应办理固定资产移交手续,填制固定资产移交清单,经部门固定资产管理员验收,部门领导签字和固定资产管理部门资产管理员签字，才能办理辞职调离手续 固定资产使用人因工作调动到其他部门,如果物随人走,调出部门固定资产管理员要向固定资产管理部门提出申请,经批准,才能调动固定资产 固定资产调拨应经过适当的审核 财务部根据经批准的固定资产内部移送单更新固定资产明细账,注释 固定资产使用人因工作调动到其他部门,如果人走物不走,原则可不作资产变动记录,但如果因其固定资产闲置,为了发挥其作用可由调出部门资产管理员,向固定资产管理部门提出资产调拨申请 固定资产管理部门按规定权限可统筹调拨使用部门的闲置固定资产,以提高固定资产的利用率 价值在1万元以下的固定资产调拨由固定资产管理部门主管审批；价值在1万元-5万元的固定资产调拨由副总审批，价值在5万元以上同总经理审批。,10,总经理,收集、整理出租申请单,固定资产管理部门,原使用部门,部门主管审批,协议副本留底，办理出租手续，登记固定资产实物登记表,结束,监督承租方在租约规定的范围内使用,不批准,批准,固定资产内控流程固定资产的出租（1）,,,财务部,,在出租申请单上填写资产原值、已计提折旧净值等，并计算出租是否合算,审批,批准,不批准,财务总监审核,结束,是否未达预计使用年限或固定资产净值超过一定金额,